Süreç Madenciliği için Adım Adım Kılavuz

Süreç madenciliğinde ilk adım net hedefler. Ne elde etmek istediğinizi bilmek çabalarınıza rehberlik edecek ve doğru süreçlere odaklanmanızı sağlayacaktır.

1. İş Hedeflerini Belirleyin:
   İstediğiniz sonuçları düşünün. Maliyetleri düşürmeyi, müşteri memnuniyetini artırmayı veya operasyonları kolaylaştırmayı mı hedefliyorsunuz? İyileştirmek istediğiniz temel performans göstergelerini (KPI'lar) belirleyerek işe başlayın.
2. Sorun Alanlarını Tespit Edin:
   Mevcut iş akışlarınızı inceleyin ve tekrar eden sorunları belirleyin. Gecikmeler, darboğazlar veya tutarsızlıklar var mı? Örneğin:
   • Darboğazlar: İş akışınızdaki bir adım her şeyi yavaşlatıyor mu?
   • Uyumluluk Sorunları: Süreçler sürekli olarak yasal veya şirket standartlarına uygun mu?
   • Maliyet Verimsizlikleri: Kaynakların israf edildiği alanlar var mı?
3. Spesifik Hedefler Belirleyin:
   Hedeflerinizi öğrendikten sonra, onları ölçülebilir terimlerle tanımlayın. Bazı örnekler şunlardır:
   • Müşteri siparişleri için işlem süresinin %20 azaltılması.
   • Düzenleyici standartlara %100 uyum sağlanması.
   • Belirli bir departmandaki operasyonel maliyetlerin %10 oranında azaltılması.

Net ve eyleme geçirilebilir hedefler belirleyerek süreç madenciliği projesi için güçlü bir temel oluşturursunuz.

Olay günlükleri, süreç madenciliğine güç veren ham verilerdir. Bu günlükler, kimin gerçekleştirdiği, ne zaman gerçekleştiği ve sonuçları gibi etkinlikler hakkındaki bilgileri yakalar.

1. Veri Kaynaklarını Bulun:
   Olay günlükleri işletmenizdeki birçok sistemden gelebilir, örneğin:
   • ERP Sistemleri (örn. SAP, Oracle): Tedarik, üretim ve envanter yönetimine ilişkin veriler için.
   • CRM Sistemleri (örn. Salesforce, HubSpot): Müşteri etkileşimleri ve satış boru hatları hakkında içgörüler için.
   • BT Sistemleri: Destek biletlerini, sistem kullanımını veya BT hizmet yönetimi süreçlerini izlemek için.
2. Veri Bütünlüğünü Sağlayın:
   Olay günlüklerinizin kalitesi, analizinizin etkinliğini doğrudan etkileyecektir. Kullanılabilir verilere sahip olduğunuzdan emin olmak için:
   • Eksik Girişleri Kontrol Edin: Sürecin her adımının kaydedildiğinden emin olun.
   • Doğruluğu Doğrulayın: Zaman damgalarının, tanımlayıcıların ve faaliyet açıklamalarının doğru olduğundan emin olun.
   • Veri Kaynaklarını Birleştirin: Sürecin kapsamlı bir görünümünü elde etmek için birden fazla sistemden gelen verileri birleştirin.
3. Verileri Düzenleyin:
   Olay günlüklerinizi bu temel bileşenlerle yapılandırın:
   • Vaka Kimliği: Her bir süreç örneği için benzersiz bir tanımlayıcı (örneğin, bir sipariş numarası).
   • Faaliyet Adı: Gerçekleştirilen belirli eylem (örneğin, "Sipariş Alındı").
   • Zaman damgası: Etkinliğin gerçekleştiği tarih ve saat.

Veri temizleme, süreç madenciliğinde çok önemli bir adımdır çünkü analizinizin kalitesi verilerinizin doğruluğuna bağlıdır. Düşük kaliteli veriler yanlış sonuçlara ve boşa harcanan çabalara yol açabilir.

1. Veri Temizliğinin Önemi

• Olay günlüklerinizin gerçek süreçleri doğru bir şekilde temsil etmesini sağlar.
• Sonuçları bozabilecek gürültü ve ilgisiz bilgileri ortadan kaldırır.
• Kalıpları, darboğazları ve verimsizlikleri belirlemeyi kolaylaştırır.

2. Yaygın Zorluklar ve Bunların Nasıl Ele Alınacağı

• Eksik Veri:
  • Zorluk: Sistem hataları veya eksik süreçler nedeniyle bazı olaylar kaydedilmemiş olabilir.
  • Çözüm: Mümkün olan yerlerde boşlukları doldurmak için günlükleri diğer veri kaynaklarıyla çapraz kontrol edin. Gerekirse eksik değerleri tahmin etmek için veri enterpolasyon tekniklerini kullanın.
• Kopyalar:
  • Zorluk: Mükerrer girişler faaliyet sayılarını şişirebilir veya süreç akışlarını yanlış gösterebilir.
  • Çözüm: Mükerrer kayıtları belirlemek ve kaldırmak için otomatik araçlar veya komut dosyaları kullanın. Vaka ID'leri gibi benzersiz tanımlayıcıların tutarlı olduğundan emin olun.
• Tutarsız Veri Formatları:
  • Zorluk: Farklı sistemler verileri çeşitli biçimlerde (örneğin tarih biçimleri, etkinlik adları) kaydedebilir.
  • Çözüm: Analizden önce tüm verileri tek bir formatta standartlaştırın.
• Aykırı Değerler ve İlgisiz Veriler:
  • Zorluk: Olağandışı veri noktaları veya ilgisiz kayıtlar analizi çarpıtabilir.
  • Çözüm: Analizinizin bağlamına uymayan aykırı değerleri kaldırın ve verileri yalnızca ilgili vakaları ve faaliyetleri içerecek şekilde filtreleyin.

Verilerinizi temizlemek ve hazırlamak için zaman ayırmak, süreç madenciliği sonuçlarınızın hem doğru hem de eyleme dönüştürülebilir olmasını sağlayacaktır.

Başarılı bir süreç madenciliği için doğru aracı seçmek çok önemlidir. Seçtiğiniz araç, iş ihtiyaçlarınız ve teknik yeteneklerinizle uyumlu olmalıdır.

1. Popüler Araçlara Genel Bakış

• Mindzie, süreç madenciliği yazılımı:
  • Kullanıcı dostu arayüzü ve güçlü analiz yetenekleriyle tanınır.
  • Hızlı içgörü arayan küçük ve orta ölçekli işletmeler için idealdir.
• Disko:
  • Sezgisel süreç görselleştirme ve analizine odaklanmıştır.
  • Proses madenciliğine yeni başlayanlar için harika.
• UiPath Süreç Madenciliği:
  • Otomasyon araçlarıyla entegre olarak RPA (Robotik Süreç Otomasyonu) uygulayan işletmeler için mükemmeldir.

2. Aranacak Temel Özellikler

• Kullanım Kolaylığı:
  • Teknik olmayan kullanıcılar için sezgisel gösterge tabloları ve basit gezinme.
• Entegrasyon:
  • ERP, CRM ve BT sistemleri gibi mevcut sistemlerinizle bağlantı kurma yeteneği.
• Veri İşleme:
  • Veri temizleme, hazırlama ve dönüştürme için sağlam araçlar.
• Süreç Görselleştirme:
  • Açık ve özelleştirilebilir süreç haritaları ve akış şemaları.
• Analitik ve İçgörüler:
  • Yerleşik KPI'lar, kök neden analizi ve anomali tespiti.
• Ölçeklenebilirlik:
  • İş ihtiyaçlarınız geliştikçe büyümeyi destekler.
• Maliyet-Etkinlik:
  • Bütçenize uygun ve iyi bir yatırım getirisi sunan fiyatlandırma.

Bu adım, ham verilerin süreçlerinizin net, görsel temsillerine dönüştürülmesini içerir. Amaç, işlerin nasıl yürüdüğünü anlamak ve iyileştirme yapılacak alanları belirlemektir.

1. Süreç Haritaları ve Akış Şemaları Oluşturma

• Süreç Haritaları: Bu diyagramlar faaliyetlerin tam akışını göstererek görevlerin bir adımdan diğerine nasıl geçtiğini görmeyi kolaylaştırır.
• Akış şemaları: Bunlar karmaşık iş akışlarını basit, görsel dizilere ayırmaya yardımcı olur.
• Temizlenmiş verilere dayalı olarak bu görselleştirmeleri oluşturmak için süreç madenciliği aracınızı kullanın.

2. Darboğazların, Sapmaların ve Verimsizliklerin Belirlenmesi

• Darboğazlar: Süreçte görevlerin yavaşladığı veya birikerek gecikmelere neden olduğu noktaları arayın.
  • Örnek: Tek bir adımda onay bekleyen yüksek hacimli siparişler.
• Sapmalar: Amaçlanan süreç akışıyla uyumlu olmayan faaliyetleri tespit edin.
  • Örnek: Bir onay adımının atlanması veya sıra dışı bir şekilde ele alınması.
• Verimsizlikler: Zaman, çaba veya kaynakların boşa harcandığı alanları belirleyin.
  • Örnek: Yinelenen görevler veya gereksiz onaylar.

Süreçlerinizi analiz edip görselleştirerek, nerede ve nasıl iyileştirmeler yapılabileceğine dair eyleme dönüştürülebilir içgörüler elde edersiniz.

Sorunları belirledikten sonra, somut iyileştirmeler yapmak için bulgulara göre hareket etme zamanı gelmiştir.

1. Uygulanabilir Değişiklik Örnekleri

• İş Akışını Kolaylaştırın: Gereksiz görevleri ortadan kaldırın veya süreçleri hızlandırmak için adımları birleştirin.
  • Örnek: RPA kullanarak tekrarlayan veri girişi görevlerini otomatikleştirin.
• Kaynakları Yeniden Dağıtın: Gecikmeleri azaltmak için darboğazlı adımlara daha fazla kaynak ayırın.
  • Örnek: Yoğun zamanlarda sipariş onaylarıyla ilgilenmeleri için ek ekip üyeleri atayın.
• Uyumluluğu Geliştirin: Süreç tutarlılığı için kuralları ve yönergeleri uygulayın.
  • Örnek: Hiçbir adımın atlanmadığından emin olmak için otomatik kontroller ayarlayın.

2. Süreç İyileştirme Stratejileri

• Yalın İlkeler: İsrafı ortadan kaldırın ve yalnızca değer katan faaliyetlere odaklanın.
• Otomasyon: Tekrarlayan görevleri yerine getirmek için teknolojiyi kullanın ve çalışanları daha kritik işler için serbest bırakın.
• Çalışan Eğitimi: Personelin optimize edilmiş iş akışlarını anladığından ve takip ettiğinden emin olun.
• Geri Bildirim Döngüleri: Değişiklikleri iyileştirmek için çalışanlardan ve paydaşlardan girdi toplayın.

Bu içgörüleri uygulayarak, hedeflerinizle uyumlu, daha verimli ve uygun maliyetli süreçler oluşturabilirsiniz.

Süreç madenciliği tek seferlik bir faaliyet değildir; devam eden bir iyileştirme yolculuğudur. Sürekli izleme, değişikliklerin etkili olmasını ve süreçlerin verimli kalmasını sağlamaya yardımcı olur.

1. Sürekli İzlemenin Kurulması

• Gerçek Zamanlı Gösterge Tabloları: İş akışlarını gerçek zamanlı olarak izlemek için süreç madenciliği aracınızı kullanın.
• Otomatik Uyarılar: Sapmalar veya olası sorunlar için bildirimler ayarlayın.
  • Örnek: Bir adım beklenen süreden daha uzun sürdüğünde bir uyarı alın.

2. Başarının Ölçülmesinde KPI'ların Rolü

• İyileştirmeleri izlemek için Temel Performans Göstergelerini (KPI) belirleyin.
  • Örnekler:
    • Ortalama işlem süresi.
    • Gün başına tamamlanan görev sayısı.
    • Tanımlanan sürece uygunluk oranları.
• İlerlemeyi ölçmek için değişiklikleri uygulamadan önce ve sonra bu KPI'ları karşılaştırın.

3. Süreç Madenciliğinde İterasyonun Önemi

• Sonuçları Analiz Edin: Yaptığınız değişikliklerin başarısını değerlendirmek için KPI verilerini kullanın.
• Süreçleri İyileştirin: Ortaya çıkan yeni sorunları veya verimsizlikleri ele alın.
• Çevik kalın: İş ihtiyaçları, teknoloji veya düzenlemelerdeki değişikliklere sürekli olarak uyum sağlayın.

Süreç madenciliği önemli faydalar sağlayabilirken, zorlukları da yok değildir. Bu engelleri anlamak, kuruluşların bunları etkili bir şekilde ele almasına ve sorunsuz bir süreç madenciliği yolculuğu sağlamasına yardımcı olabilir.

• Zorluk:
  Süreç madenciliği için gereken veriler genellikle ERP, CRM veya özel BT uygulamaları gibi birden fazla sistemde bulunur. Bu verilerin entegrasyonu farklı formatlar, yapılar veya sistem sınırlamaları nedeniyle karmaşık olabilir.
• Çözüm:
  • Verileri birleşik bir formatta birleştirmek için ETL (Extract, Transform, Load) araçlarını kullanın.
  • Sorunsuz veri çıkarımı ve entegrasyonu sağlamak için BT ekipleriyle işbirliği yapın.
  • Yerleşik veri entegrasyonu özelliklerine sahip süreç madenciliği araçlarına yatırım yapın.

• Zorluklar:
  Çalışanlar, süreç madenciliğinin verimsizlikleri ortaya çıkaracağından veya iş otomasyonuna yol açacağından korkabilir ve bu da teknolojiyi benimsemeye karşı dirençle sonuçlanabilir.
• Çözüm:
  • Çalışanları süreç madenciliği yolculuğuna erkenden dahil edin.
  • Süreç madenciliğinin tekrar eden görevleri azaltmak gibi hem kuruma hem de çalışanlara nasıl fayda sağladığını anlatın.
  • Çalışanların yeni iş akışlarına ve araçlara uyum sağlamasına yardımcı olmak için eğitim verin.

• Zorluk:
  Süreç madenciliği, bir kuruluşta eksik olabilecek teknik beceriler ve alan uzmanlığı gerektirir.
• Çözüm:
  • Süreç madenciliği konusunda eğitim ve sertifikalar yoluyla ekiplere beceri kazandırmak.
  • İlk kurulum ve bilgi aktarımı için danışmanlar veya uzmanlar kiralayın.
  • Minimum teknik uzmanlık gerektiren sezgisel arayüzlere sahip araçları seçin.

• Küçük başlayın: Ölçeği büyütmeden önce belirli bir departmanda pilot süreç madenciliği yapın.
• Kurumun tüm seviyelerinden katılımı teşvik etmek için sürekli iyileştirme kültürünü destekleyin.
• Güçlü müşteri desteği ve eğitimi sağlayan tedarikçilerle iş ortaklığı yapın.

Süreç madenciliği, modern işletmelerin verimsizlikleri ortaya çıkarması, operasyonları düzene koyması ve veriye dayalı kararlar alması için güçlü bir araçtır. Kuruluşlar, iş akışlarını analiz ederek ve eyleme geçirilebilir içgörüler elde ederek maliyet tasarrufu, gelişmiş üretkenlik ve daha iyi uyumluluk elde edebilirler.

Küçükten başlamak -belki de tek bir departmanda pilot bir proje ile- sürece güven duymanıza yardımcı olabilir. Bu noktadan sonra, daha büyük zorlukların üstesinden gelmek ve süreç optimizasyonunun tüm potansiyelini ortaya çıkarmak için ölçeği büyütebilirsiniz.

Şimdi süreç madenciliği araçlarını keşfetmek, verilerinizi toplamak ve bu dönüştürücü yolculukta ilk adımı atmak için mükemmel bir zaman. Doğru yaklaşımla, süreç madenciliği kuruluşunuzda sürdürülebilir büyüme ve inovasyonun anahtarı olabilir.

Hayır, süreç madenciliği büyük işletmelerle sınırlı değildir. Genellikle büyük şirketlerle ilişkilendirilse de, küçük ve orta ölçekli işletmeler (KOBİ'ler) de bundan faydalanabilir. Birçok araç, farklı kurumsal büyüklüklere ve bütçelere hitap ederek her ölçekten işletme için erişilebilir hale getirir.

İşletmeler bu yaygın soruları ele alarak süreç madenciliğini operasyonlarına entegre etmenin değerini ve fizibilitesini daha iyi anlayabilirler.

Daniel, kurumsal yazılım satışında 20 yıllık bir girişimcidir ve işletmelerin operasyonel mükemmelliği artırmalarına yardımcı olma konusunda 7 yılı aşkın deneyime sahiptir.