Guia passo a passo para a exploração mineira de processos

A primeira etapa da prospeção de processos consiste em estabelecer objectivos claros. Saber o que se pretende alcançar orientará os seus esforços e garantirá que se concentra nos processos certos.

1. Identificar os objectivos comerciais:
   Pense nos resultados que pretende. O seu objetivo é reduzir os custos, melhorar a satisfação do cliente ou simplificar as operações? Comece por identificar os indicadores-chave de desempenho (KPIs) que pretende melhorar.
2. Identificar áreas problemáticas:
   Examine os seus fluxos de trabalho actuais e identifique problemas recorrentes. Existem atrasos, estrangulamentos ou inconsistências? Por exemplo:
   • Gargalos: Um passo do seu fluxo de trabalho está a atrasar tudo?
   • Questões de conformidade: Os processos estão a seguir consistentemente as normas legais ou da empresa?
   • Ineficiências de custos: Existem áreas em que os recursos estão a ser desperdiçados?
3. Definir objectivos específicos:
   Depois de conhecer os seus objectivos, defina-os em termos mensuráveis. Alguns exemplos incluem:
   • Redução do tempo de processamento das encomendas dos clientes em 20%.
   • Obter 100% de conformidade com as normas regulamentares.
   • Redução de 10% dos custos operacionais num departamento específico.

Ao definir objectivos claros e acionáveis, cria-se uma base sólida para o projeto de extração de processos.

Os registos de eventos são os dados em bruto que alimentam a exploração de processos. Estes registos capturam informações sobre actividades, tais como quem as executou, quando ocorreram e os seus resultados.

1. Procurar fontes de dados:
   Os registos de eventos podem provir de muitos sistemas da sua empresa, tais como:
   • Sistemas ERP (por exemplo, SAP, Oracle): Para dados sobre aquisição, produção e gestão de stocks.
   • Sistemas de CRM (por exemplo, Salesforce, HubSpot): Para obter informações sobre as interações com os clientes e os pipelines de vendas.
   • Sistemas informáticos: Para acompanhar bilhetes de apoio, utilização do sistema ou processos de gestão de serviços de TI.
2. Assegurar a exaustividade dos dados:
   A qualidade dos seus registos de eventos terá um impacto direto na eficácia da sua análise. Para garantir que tem dados utilizáveis:
   • Verificar se há registos em falta: Assegurar que todos os passos do processo são registados.
   • Verificar a exatidão: Certifique-se de que os carimbos de data/hora, os identificadores e as descrições das actividades estão corretos.
   • Consolidar fontes de dados: Combine dados de vários sistemas para obter uma visão abrangente do processo.
3. Organizar os dados:
   Estruture os seus registos de eventos com estes componentes-chave:
   • ID do processo: Um identificador único para cada instância de processo (por exemplo, um número de ordem).
   • Nome da atividade: A ação específica realizada (por exemplo, "Encomenda recebida").
   • Carimbo de data/hora: A data e a hora em que a atividade ocorreu.

A limpeza de dados é um passo crucial na prospeção de processos porque a qualidade da sua análise depende da exatidão dos seus dados. Dados de má qualidade podem levar a conclusões incorrectas e a esforços desperdiçados.

1. Importância da limpeza de dados

• Garante que os seus registos de eventos representam com precisão os processos reais.
• Elimina o ruído e as informações irrelevantes que podem distorcer os resultados.
• Facilita a identificação de padrões, estrangulamentos e ineficiências.

2. Desafios comuns e como os enfrentar

• Dados em falta:
  • Desafio: Alguns eventos podem não ter sido registados devido a erros do sistema ou a processos incompletos.
  • Solução: Cruzar os registos com outras fontes de dados para preencher as lacunas, sempre que possível. Utilizar técnicas de interpolação de dados para estimar os valores em falta, se necessário.
• Duplicados:
  • Desafio: As entradas duplicadas podem inflacionar a contagem de actividades ou deturpar os fluxos de processos.
  • Solução: Utilizar ferramentas ou scripts automatizados para identificar e remover registos duplicados. Certifique-se de que os identificadores únicos, como os IDs de processos, são consistentes.
• Formatos de dados inconsistentes:
  • Desafio: Diferentes sistemas podem registar dados em vários formatos (por exemplo, formatos de data, nomes de actividades).
  • Solução: Padronizar todos os dados num único formato antes da análise.
• Dados anómalos e irrelevantes:
  • Desafio: Pontos de dados invulgares ou registos irrelevantes podem distorcer a análise.
  • Solução: Remova os valores atípicos que não se enquadram no contexto da sua análise e filtre os dados para incluir apenas casos e actividades relevantes.

Dedicar algum tempo a limpar e preparar os seus dados irá garantir que os resultados da prospeção de processos são exactos e acionáveis.

Selecionar a ferramenta certa é essencial para uma extração de processos bem sucedida. A ferramenta que escolher deve estar de acordo com as suas necessidades empresariais e capacidades técnicas.

1. Visão geral das ferramentas populares

• Mindzie, software de exploração de processos:
  • Conhecido pela sua interface de fácil utilização e capacidades analíticas robustas.
  • Ideal para pequenas e médias empresas que procuram obter informações rápidas.
• Discoteca:
  • Focado na visualização e análise intuitiva de processos.
  • Ótimo para quem está a começar a trabalhar com minas.
• Exploração de processos UiPath:
  • Integra-se com ferramentas de automatização, o que o torna perfeito para empresas que implementam RPA (Robotic Process Automation).

2. Principais caraterísticas a procurar

• Facilidade de utilização:
  • Painéis de controlo intuitivos e navegação simples para utilizadores não técnicos.
• Integração:
  • Capacidade de ligação aos seus sistemas existentes, como ERP, CRM e sistemas informáticos.
• Tratamento de dados:
  • Ferramentas robustas para limpeza, preparação e transformação de dados.
• Visualização de processos:
  • Mapas de processos e fluxogramas claros e personalizáveis.
• Análises e percepções:
  • KPIs incorporados, análise da causa principal e deteção de anomalias.
• Escalabilidade:
  • Suporta o crescimento à medida que as necessidades da sua empresa evoluem.
• Custo-eficácia:
  • Preços que se enquadram no seu orçamento e oferecem um bom retorno do investimento.

Esta etapa envolve a transformação de dados brutos em representações visuais claras dos seus processos. O objetivo é compreender como as coisas estão a funcionar e identificar as áreas a melhorar.

1. Criar mapas e fluxogramas de processos

• Mapas de processos: Estes diagramas mostram o fluxo exato das actividades, facilitando a visualização da forma como as tarefas passam de um passo para o seguinte.
• Fluxogramas: Estes ajudam a decompor fluxos de trabalho complexos em sequências simples e visuais.
• Utilize a sua ferramenta de extração de processos para gerar estas visualizações com base nos dados limpos.

2. Identificação de estrangulamentos, desvios e ineficiências

• Estrangulamentos: Procure pontos no processo em que as tarefas abrandam ou se acumulam, causando atrasos.
  • Exemplo: Um elevado volume de encomendas à espera de aprovação numa única etapa.
• Desvios: Detetar actividades que não estejam alinhadas com o fluxo de processo pretendido.
  • Exemplo: Uma etapa de aprovação que está a ser ignorada ou tratada fora de ordem.
• Ineficiências: Identificar áreas onde o tempo, o esforço ou os recursos estão a ser desperdiçados.
  • Exemplo: Tarefas duplicadas ou aprovações desnecessárias.

Ao analisar e visualizar os seus processos, obtém informações acionáveis sobre onde e como podem ser feitas melhorias.

Uma vez identificados os problemas, é altura de agir com base nos resultados para introduzir melhorias tangíveis.

1. Exemplos de alterações acionáveis

• Simplificar o fluxo de trabalho: Eliminar tarefas redundantes ou combinar etapas para acelerar os processos.
  • Exemplo: Automatizar tarefas repetitivas de introdução de dados utilizando a RPA.
• Redistribuir recursos: Atribuir mais recursos às etapas com estrangulamentos para reduzir os atrasos.
  • Exemplo: Atribuir membros adicionais da equipa para tratar das aprovações de encomendas durante as horas de ponta.
• Melhorar a conformidade: Aplicar regras e diretrizes para garantir a coerência dos processos.
  • Exemplo: Configurar controlos automáticos para garantir que nenhuma etapa é ignorada.

2. Estratégias para a melhoria dos processos

• Princípios Lean: Eliminar o desperdício e concentrar-se apenas nas actividades que acrescentam valor.
• Automatização: Utilizar a tecnologia para tratar de tarefas repetitivas, libertando os empregados para trabalhos mais importantes.
• Formação dos funcionários: Assegurar que o pessoal compreende e segue os fluxos de trabalho optimizados.
• Circuitos de feedback: Recolher os contributos dos trabalhadores e das partes interessadas para aperfeiçoar as alterações.

Ao implementar estas informações, pode criar processos mais eficientes e económicos que se alinham com os seus objectivos.

A prospeção de processos não é uma atividade única; é uma jornada contínua de melhoria. A monitorização contínua ajuda a garantir que as alterações são eficazes e que os processos se mantêm eficientes.

1. Configurar a monitorização contínua

• Dashboards em tempo real: Utilize a sua ferramenta de prospeção de processos para acompanhar os fluxos de trabalho em tempo real.
• Alertas automáticos: Configurar notificações para desvios ou potenciais problemas.
  • Exemplo: Receber um alerta quando um passo demora mais do que o tempo previsto.

2. O papel dos KPIs na medição do sucesso

• Identificar indicadores-chave de desempenho (KPI) para acompanhar as melhorias.
  • Exemplos:
    • Tempo médio de processamento.
    • Número de tarefas concluídas por dia.
    • Taxas de conformidade com o processo definido.
• Compare estes KPIs antes e depois da implementação das mudanças para medir o progresso.

3. Importância da iteração na prospeção de processos

• Analisar resultados: Utilize os dados do KPI para avaliar o sucesso das suas alterações.
• Aperfeiçoar os processos: Resolver novos problemas ou ineficiências à medida que vão surgindo.
• Manter-se ágil: Adaptar-se continuamente às mudanças nas necessidades comerciais, na tecnologia ou na regulamentação.

Embora a prospeção de processos possa proporcionar benefícios significativos, não está isenta de desafios. Compreender estes obstáculos pode ajudar as organizações a enfrentá-los eficazmente e a garantir um percurso de prospeção de processos sem problemas.

• Desafio:
  Os dados necessários para a prospeção de processos residem frequentemente em vários sistemas, tais como ERP, CRM ou aplicações de TI personalizadas. A integração destes dados pode ser complexa devido a diferentes formatos, estruturas ou limitações do sistema.
• Solução:
  • Utilizar ferramentas ETL (Extract, Transform, Load) para consolidar os dados num formato unificado.
  • Colaborar com as equipas de TI para garantir uma extração e integração de dados sem problemas.
  • Investir em ferramentas de extração de processos com capacidades de integração de dados incorporadas.

• Desafio:
  Os colaboradores podem recear que a prospeção de processos exponha ineficiências ou conduza à automatização do trabalho, resultando em resistência à adoção da tecnologia.
• Solução:
  • Envolver os colaboradores no início do percurso de extração de processos.
  • Comunicar como a prospeção de processos beneficia tanto a organização como os empregados, como a redução de tarefas repetitivas.
  • Fornecer formação para ajudar os empregados a adaptarem-se aos novos fluxos de trabalho e ferramentas.

• Desafio:
  A prospeção de processos requer competências técnicas e conhecimentos especializados que podem estar em falta numa organização.
• Solução:
  • Melhorar as competências das equipas através de formação e certificações em prospeção de processos.
  • Contratar consultores ou peritos para a configuração inicial e a transferência de conhecimentos.
  • Escolha ferramentas com interfaces intuitivas que exijam um mínimo de conhecimentos técnicos.

• Começar por baixo: Fazer um piloto da extração de processos num departamento específico antes de aumentar a escala.
• Promover uma cultura de melhoria contínua para incentivar a adesão de todos os níveis da organização.
• Estabelecer parcerias com fornecedores que ofereçam um forte apoio ao cliente e formação.

A prospeção de processos é uma ferramenta poderosa para as empresas modernas descobrirem ineficiências, optimizarem as operações e tomarem decisões baseadas em dados. Ao analisar os fluxos de trabalho e obter informações acionáveis, as organizações podem obter poupanças de custos, maior produtividade e melhor conformidade.

Começar com pouco - talvez com um projeto-piloto num único departamento - pode ajudá-lo a ganhar confiança no processo. A partir daí, pode aumentar a escala para enfrentar desafios maiores e desbloquear todo o potencial da otimização de processos.

Agora é a altura ideal para explorar as ferramentas de prospeção de processos, reunir os seus dados e dar o primeiro passo nesta viagem transformadora. Com a abordagem correta, a prospeção de processos pode ser a chave para o crescimento sustentado e a inovação na sua organização.

Não, a prospeção de processos não se limita às grandes empresas. Embora seja frequentemente associado a grandes empresas, as pequenas e médias empresas (PMEs) também podem beneficiar. Muitas ferramentas são adaptadas a diferentes tamanhos de organizações e orçamentos, tornando-as acessíveis a empresas de todas as dimensões.

Ao abordar estas questões comuns, as empresas podem compreender melhor o valor e a viabilidade da integração da extração de processos nas suas operações.

O Daniel tem 20 anos de experiência em vendas de software empresarial, com mais de 7 anos de experiência a ajudar as empresas a impulsionar a excelência operacional.