Süreç Madenciliği Örneği: Kuruluşunuzda Uygulama için Adım Adım Kılavuz

Süreç madenciliği, iş sistemlerinden elde edilen verileri kullanarak süreçlerin gerçekte nasıl yürütüldüğünü haritalandırmak ve analiz etmek için kullanılan bir tekniktir. Bu teknik üç ana temele odaklanır:

• Veri Madenciliği: Olay günlüklerinden ilgili verileri çıkarma.
• Süreç Modelleme: Gerçek iş akışlarının görsel bir temsilini oluşturmak.
• Analiz: Verimsizlikleri, darboğazları ve iyileştirilmesi gereken alanları ortaya çıkarmak için süreçleri analiz etmek.

Süreç Madenciliği Nasıl Çalışır?

Süreç madenciliği yaklaşımı şunları içerir:

1. Veri Toplama: Sistemler (ör. ERP, CRM) tarafından oluşturulan olay günlüklerinden veri toplama.
2. Olay Günlükleri: Bu günlükler, her işlem adımının eylemlerini, zaman damgalarını ve diğer ayrıntılarını kaydeder.
3. Analiz: Algoritmalar kullanarak kaydedilen verileri önceden tanımlanmış süreç modelleriyle karşılaştırmak, tutarsızlıkları ve optimizasyon fırsatlarını belirlemek.

Diğer Analitik Yöntemlerle İlişkisi

Toplu veri raporlarına dayanan geleneksel iş zekasından farklı olarak, süreç madenciliği gerçekte yürütülen süreçlerin ayrıntılı bir görünümünü sunar. İş zekası geçmiş verilere dayalı içgörüler sunarken, süreç madenciliği gerçek zamanlı süreç optimizasyonu ve veriye dayalı karar vermeyi mümkün kılarak iş akışının gerçekte nasıl işlediğine dair daha derin bir anlayış sağlar.

Süreç madenciliği, iş operasyonlarınızı net ve veriye dayalı bir şekilde gösterir. Süreçlerin gerçek akışını ortaya çıkararak, gizli verimsizlikleri, darboğazları ve ideal süreçten sapmaları ortaya çıkarır. Bu görünürlük, işletmelerin iyileştirme çabalarını nereye odaklayacakları konusunda bilinçli kararlar almalarını sağlar.

Verimsizlikleri belirleyerek, süreç madenciliği işletmelerin zaman ve paradan tasarruf etmesine yardımcı olur. Örneğin, bir imalat şirketi, makine arızalarının nerede meydana geldiğini belirleyerek üretim gecikmelerini azaltabilir veya bir e-ticaret şirketi, süreçlerindeki gereksiz adımları ortaya çıkararak siparişlerin yerine getirilmesini basitleştirebilir.

Gerçek zamanlı veriler ve operasyonel performansla ilgili içgörüler sayesinde, işletmeler daha akıllı ve kanıta dayalı kararlar alabilirler. Süreç madenciliği, liderlerin iyileştirme alanlarını belirlemelerine, gelecekteki eğilimleri tahmin etmelerine ve kaynakları optimize etmelerine yardımcı olarak daha iyi stratejik planlama yapılmasını sağlar.

Süreç madenciliği, süreçlere şeffaf bir bakış sunarak ve kuralların uygulanmadığı alanları vurgulayarak kuruluşların sektör düzenlemelerine uyum sağlamasına yardımcı olur. Ayrıca, potansiyel sorunları erken tespit ederek uyumsuzluk veya dolandırıcılık riskini azaltarak riskleri azaltmaya yardımcı olur.

Büyük bir otomotiv üretim tesisinde, üretim iş akışını optimize etmek için süreç madenciliği uygulandı. Şirket, tüm üretim sürecini haritalandırmak için makinelerden, operatörlerden ve bakım sistemlerinden olay günlüğü verilerini topladı. Bu veri analizi sayesinde, süreç madenciliği belirli aşamalarda, özellikle de belirli makinelerin planlanmamış arızalar yaşadığı montaj hattında, genel verimi etkileyen önemli gecikmeleri ortaya çıkardı.

Bu görünürlük sayesinde, tesis yönetim ekibi geçmiş verilere dayanarak makinelerin ne zaman arızalanabileceğini tahmin edebildi ve böylece önleyici bakım planlaması yapabildi. Ayrıca, süreç madenciliği, kaynak tahsisinde verimsizlikleri ortaya çıkardı. Örneğin, çalışanlar duruş sürelerinde iş yükü en az olan istasyonlara atanıyordu. Şirket, gerçek zamanlı talebe göre personel sayısını ayarlayarak kaynak kullanımını iyileştirdi. Sonuç olarak, tesis atıl zamanı %20 azalttı, üretim hızını artırdı ve bakım maliyetlerinden tasarruf etti.

Kaynak: İmalat Sektöründe Süreç Madenciliği – Deloitte Insights, 2020

Yoğun bir metropol hastanesinde, acil serviste (ED) aşırı bekleme sürelerine neden olan hasta akışı sorunlarını çözmek için süreç madenciliği kullanıldı. Hastane, hasta kayıtları, triyaj, tedavi ve taburculuk aşamalarından elde edilen olay günlüğü verilerini kullanarak acil servisteki tüm hasta yolculuğunu haritalandırdı.

Süreç madenciliği, özellikle hastalar triyajdan tanısal görüntüleme veya tedaviye geçerken, departmanlar arasındaki devir sürecinde önemli gecikmeler yaşandığını ortaya çıkardı. Ayrıca, personel planlamasında verimsizlikler vardı ve bazı vardiyalarda çok fazla veya çok az sağlık hizmeti sağlayıcısı bulunuyordu. Bu bilgiler ışığında hastane, iş akışını yeniden yapılandırdı, hasta kabulünün en yoğun olduğu saatlere göre personel dağılımını optimize etti ve daha verimli bir hasta yönlendirme sistemi oluşturdu. Sonuç olarak, hasta bekleme süreleri %30 azaldı ve hastane, ek personel eklemeden hasta kapasitesini %15 artırarak daha iyi bakım hizmeti sunmayı ve hasta memnuniyetini artırmayı başardı.

Kaynak: Sağlık Hizmetlerinde Süreç Madenciliği – HealthITAnalytics, 2021

Finans hizmetleri sektöründe, büyük bir sigorta şirketi dolandırıcılık modellerini tespit etmek ve hasar taleplerinin işlenmesini optimize etmek için süreç madenciliği uyguladı. Hasar yönetimi sisteminden gelen olay günlüğü verilerini analiz ederek, süreç madenciliği manuel olarak tespit edilmesi zor olan hasar taleplerindeki düzensizlikleri ortaya çıkardı. Örneğin, şirket bazı hasar taleplerinin olağan kontroller yapılmadan hızlı bir şekilde işlendiğini, diğerlerinde ise birden fazla hasar talebinde olağandışı bir şekilde aynı hasar türlerinin tekrarlandığını tespit etti.

Analiz, aynı kişilerin farklı takma adlar altında aynı olaylar için birden fazla talep gönderdiği bir grup sahte talebin keşfedilmesine yol açtı. Süreç madenciliği, gereksiz doğrulama adımları nedeniyle taleplerin gereğinden uzun sürdüğü talep onay sürecindeki verimsizlikleri de ortaya çıkardı. Şirket, otomatik dolandırıcılık tespit kuralları uyguladı ve gereksiz adımları ortadan kaldırarak talep sürecini basitleştirdi. Bu, dolandırıcılıkla ilgili ödemelerde %25 azalma, taleplerin daha hızlı işlenmesi ve taleplerin daha hızlı çözülmesi sayesinde müşteri memnuniyetinde %40 artış sağladı.

Kaynak: Sigortacılıkta Dolandırıcılık Tespiti için Süreç Madenciliği – Accenture, 2020

Büyük bir e-ticaret perakendecisi, tedarik zincirini iyileştirmek ve müşteri yolculuğunu optimize etmek için süreç madenciliğini kullandı. Şirket, müşterilerin web sitesini ziyaret ettikleri andan itibaren ödeme, ödeme ve sipariş yerine getirme aşamalarına kadar müşteri etkileşimlerini takip etti. Web sitesi tıklamaları, sepet terk etme, sipariş işleme ve envanter yönetiminden elde edilen olay günlüklerini analiz ederek, süreç madenciliği birkaç önemli iyileştirme alanını ortaya çıkardı.

İlk içgörü, siparişlerin yerine getirilmesinde gecikmelere neden olan uyumsuz stok seviyelerinin tespit edilmesinden geldi. Süreç madenciliği, sık sık stokta bulunmayan, siparişlerin yerine getirilmesinde gecikmelere neden olan ve müşteri deneyimini olumsuz etkileyen belirli ürünleri tespit etti. Ayrıca, belirli bölgelerden gelen siparişlerin daha uzun teslimat rotaları üzerinden gönderilmesi ve bunun sonucunda gereksiz nakliye gecikmelerine yol açan sipariş yönlendirme sürecindeki verimsizlikleri de ortaya çıkardı.

Süreç madenciliğinden elde edilen bilgilerden yararlanarak, şirket envanter yönetim sistemini optimize ederek talebi daha iyi tahmin etmeye başladı, daha verimli depo rotaları uyguladı ve teslimat ağını basitleştirdi. Sonuç olarak, sipariş yerine getirme süresi %15 azaldı, sepet terk etme oranları %10 düştü ve müşteri memnuniyeti önemli ölçüde arttı, bu da satışların artmasına ve müşteri sadakatinin yükselmesine yol açtı.

Kaynak: Süreç Madenciliği Perakendecilere Nasıl Yardımcı Olur – McKinsey & Company, 2021

Adım Adım Kılavuz

1. Hedefleri Tanımlayın
   Süreç madenciliği için net hedefler belirleyin (örneğin, verimliliği artırmak, maliyetleri azaltmak, uyumluluğu sağlamak).
2. Veri Toplama
   ERP, CRM ve iş akışı araçları gibi sistemlerden olay günlüğü verilerini toplayın.
3. Doğru Aracı Seçin
   İhtiyaçlarınıza uygun bir süreç madenciliği aracı seçin (ör. Celonis, Disco, PAFnow).
4. Modelleme ve Analiz
   Bu aracı kullanarak süreçleri görselleştirin ve verimsizlikleri belirleyin.
5. Değişiklikleri Uygulayın
   Elde edilen bilgiler ışığında iyileştirmeler yapın.
6. İzleme ve Optimizasyon
   Performansı sürekli takip edin ve süreçleri iyileştirin.

Süreç madenciliğini uygulamak, kuruluşunuzun operasyonel verimliliğini, karar verme sürecini ve genel performansını önemli ölçüde artırabilir. Hedeflerinizi belirlemekten doğru verileri toplamaya, en iyi araçları seçmekten süreçleri sürekli olarak optimize etmeye kadar, açık ve adım adım bir yaklaşım izleyerek, anlamlı iyileştirmeler sağlayan değerli içgörüler elde edebilirsiniz.

Veri kalitesi ve sistem entegrasyonu gibi zorluklar ortaya çıkabilirken, Mindzie gibi doğru süreç madenciliği aracını seçmekgibi doğru süreç madenciliği aracını seçmek bu sorunların çözümüne yardımcı olabilir. Mindzie, mevcut sistemlerle sorunsuz bir şekilde entegre olan, süreçlerinizi optimize etmek ve verimliliği en üst düzeye çıkarmak için sezgisel içgörüler sağlayan güçlü ve ölçeklenebilir çözümler sunar. Doğru araçlarla, iş operasyonlarınızı dönüştürme ve günümüzün rekabetçi pazarında bir adım önde olma yolunda ilerleyeceksiniz.

Daniel, kurumsal yazılım satışında 20 yıllık deneyime sahip olup, işletmelerin operasyonel mükemmelliğe ulaşmalarına yardımcı olmak için 7 yılı aşkın bir süredir hizmet vermektedir.