Casos reais de utilização da prospeção de processos: Impulsionando a Eficiência e a Inovação

A prospeção de processos é uma técnica orientada por dados que analisa registos de eventos extraídos de sistemas de informação para visualizar e melhorar os processos empresariais. Ao examinar estes registos, as organizações podem obter uma visão clara e objetiva dos seus fluxos de trabalho reais, identificando ineficiências, estrangulamentos e desvios dos processos pretendidos. 

No atual ambiente empresarial competitivo, a exploração de processos tornou-se uma ferramenta vital para as organizações que pretendem otimizar as operações e manter uma vantagem competitiva. A sua importância é sublinhada por vários benefícios fundamentais:

• Redução de custos: Mais de 40% dos inquiridos num inquérito da Deloitte e da HFS Research afirmaram que a prospeção de processos ajudou a identificar oportunidades de redução de custos.  
• Aumento da eficiência: A prospeção de processos fornece dados concretos para ajudar as empresas a compreender onde otimizar os seus processos para uma maior eficiência.  
• Conformidade melhorada: A prospeção de processos permite às organizações monitorizar e assegurar o cumprimento dos requisitos regulamentares, reduzindo o risco de violações de conformidade.  

O objetivo deste artigo é explorar casos de utilização reais em que a prospeção de processos conduz a resultados mensuráveis, demonstrando o seu potencial transformador em vários sectores.

A prospeção de processos tornou-se uma ferramenta fundamental no sector dos serviços bancários e financeiros, oferecendo soluções para a deteção de fraudes, otimização de processos e conformidade regulamentar.

Deteção e prevenção de fraudes

Ao analisar os registos de eventos, a prospeção de processos permite aos bancos identificar anomalias e padrões indicativos de actividades fraudulentas. Por exemplo, nos processos de integração digital, a prospeção de processos pode detetar fraudes de identidade examinando os comportamentos dos utilizadores e os desvios dos processos. 

Simplificar o processamento de empréstimos

A prospeção de processos fornece uma imagem clara e baseada em dados de todo o processo de empréstimo, ajudando os bancos a identificar atrasos e ineficiências. Ao identificar os estrangulamentos e as variações, os bancos podem implementar a automatização ou a normalização para melhorar o tempo de processamento global, melhorando a satisfação do cliente e a eficiência operacional. 

Conformidade com os regulamentos

Garantir a adesão a normas regulamentares como Basileia III e diretivas de combate ao branqueamento de capitais (AML) é fundamental para as instituições financeiras. A prospeção de processos oferece uma monitorização da conformidade em tempo real, integrando mecanismos de deteção de fraude, como a verificação de documentos e a análise de extractos bancários, para reduzir os riscos. 

Em resumo, a prospeção de processos equipa os bancos com as ferramentas necessárias para detetar fraudes, simplificar as operações e manter a conformidade, melhorando assim a eficiência e a segurança globais dos serviços financeiros.

A prospeção de processos está a ser cada vez mais utilizada no sector dos cuidados de saúde para melhorar os fluxos de trabalho dos cuidados aos doentes, reduzir os tempos de espera e garantir a conformidade com regulamentos como o HIPAA.

Otimização dos fluxos de trabalho de cuidados aos doentes

Ao analisar os registos de eventos dos sistemas de informação hospitalar, a prospeção de processos fornece informações sobre os processos de cuidados aos doentes, identificando ineficiências e desvios. Por exemplo, um estudo que analisou fluxos de trabalho pré-operatórios descobriu que, em média, eram gastos 44 minutos por doente a interagir com registos de saúde electrónicos (EHRs), o que representava 55% do tempo de visita do doente. Este conhecimento destaca as áreas em que a otimização do fluxo de trabalho pode reduzir o tempo gasto em tarefas administrativas, permitindo que os prestadores de cuidados de saúde se concentrem mais nos cuidados aos doentes. PMC

Reduzir os tempos de espera nos hospitais

Um fluxo eficiente de doentes é crucial para as operações hospitalares. Os atrasos no movimento dos doentes através dos vários departamentos podem levar a estadias hospitalares prolongadas, a custos acrescidos e a cuidados de saúde comprometidos. A prospeção de processos analisa todo o percurso do doente, identificando atrasos nos diagnósticos, tratamentos ou transferências. Ao identificar estes estrangulamentos, os hospitais podem implementar intervenções específicas para acelerar o fluxo de pacientes, reduzir a ocupação desnecessária de camas e otimizar a atribuição de recursos. Consultores da Impensa

Garantir a conformidade com a HIPAA e outras regulamentações de cuidados de saúde

Manter a privacidade dos pacientes e a segurança dos dados é fundamental nos cuidados de saúde. A prospeção de processos pode ajudar a garantir a conformidade com regulamentos como a HIPAA, analisando os fluxos de dados para detetar acessos não autorizados ou anomalias nos processos de tratamento de dados. Por exemplo, foram desenvolvidas técnicas de prospeção de processos que preservam a privacidade para tornar anónimos os dados dos cuidados de saúde, permitindo a otimização dos processos sem comprometer a confidencialidade dos pacientes. PMC

Em resumo, a prospeção de processos oferece ferramentas valiosas para as organizações de cuidados de saúde optimizarem os fluxos de trabalho, reduzirem os tempos de espera dos pacientes e garantirem a conformidade com os regulamentos essenciais, conduzindo, em última análise, a melhores resultados para os pacientes e à eficiência operacional.

A exploração de processos é uma ferramenta no sector da produção, oferecendo soluções para a otimização da cadeia de fornecimento, minimizando os estrangulamentos da produção e reduzindo o tempo de inatividade da produção.

Otimização da cadeia de fornecimento

A prospeção de processos permite aos fabricantes obter uma visão abrangente das operações da sua cadeia de abastecimento através da análise de registos de eventos de vários sistemas. Esta análise ajuda a identificar ineficiências, atrasos e desvios nos fluxos de materiais, conduzindo a uma melhor coordenação e a prazos de entrega reduzidos. Por exemplo, a prospeção de processos pode revelar estrangulamentos, lotes e atrasos através da análise do espetro de desempenho, permitindo uma gestão mais eficiente da cadeia de abastecimento. Taylor & Francis Online

Minimizar os estrangulamentos na produção

Identificar e resolver os estrangulamentos é crucial para manter linhas de produção eficientes. A prospeção de processos fornece uma abordagem baseada em dados para detetar estrangulamentos dinâmicos em sistemas de fabrico em série, permitindo aos fabricantes implementar intervenções específicas para aliviar o congestionamento e melhorar o rendimento. Um estudo demonstrou que a aplicação de técnicas de prospeção de processos conduziu a uma melhoria de 91% no tempo de ciclo e a uma melhoria de 96% no desempenho dos trabalhadores. arXiv

Reduzir o tempo de paragem da produção

O tempo de inatividade não planeado pode ter um impacto significativo na produtividade e na rentabilidade do fabrico. A prospeção de processos ajuda a prever as necessidades de manutenção através da análise dos padrões de utilização do equipamento e dos dados de desempenho, prevenindo assim as falhas do equipamento e reduzindo o tempo de inatividade. A implementação da prospeção de processos para a manutenção preditiva demonstrou aumentar a produtividade ao minimizar as paragens inesperadas das máquinas. Apolix

Em resumo, a extração de processos equipa os fabricantes com as ferramentas necessárias para otimizar as cadeias de fornecimento, minimizar os estrangulamentos na produção e reduzir o tempo de inatividade, conduzindo a uma maior eficiência operacional e rentabilidade.

A prospeção de processos está a ser utilizada nos sectores do retalho e do comércio eletrónico para melhorar a eficiência operacional e a satisfação dos clientes.

Melhorar o processo de ordem para pagamento

O processo order-to-cash (O2C) engloba todas as actividades desde a receção de uma encomenda do cliente até à cobrança do pagamento. A prospeção de processos dá visibilidade a cada passo, identificando ineficiências e desvios que podem atrasar o cumprimento da encomenda. Ao analisar os registos de eventos, as empresas podem simplificar os fluxos de trabalho, reduzir os erros e acelerar o fluxo de caixa. Por exemplo, a implementação da prospeção de processos pode levar a um aumento de 20% na eficiência do processo. Pesquisa AIMultiple

Melhorar a gestão do inventário

A gestão eficaz do inventário é crucial para satisfazer a procura dos clientes sem excesso de stock. A prospeção de processos analisa dados históricos para descobrir padrões nos níveis de stock, frequência de encomendas e prazos de entrega. Este conhecimento permite aos retalhistas otimizar os níveis de stock, reduzir os custos de detenção e evitar rupturas de stock. As técnicas avançadas de IA, quando combinadas com a prospeção de processos, podem melhorar ainda mais a gestão do inventário, melhorando a precisão da previsão da procura. arXiv

Analisar os percursos de compra dos clientes para uma melhor personalização

Compreender o comportamento do cliente é fundamental para proporcionar experiências personalizadas. A prospeção de processos examina as interações dos clientes em vários pontos de contacto, revelando preferências e padrões de compra. Esta abordagem baseada em dados permite aos retalhistas adaptar estratégias de marketing, recomendações de produtos e promoções a clientes individuais, melhorando o envolvimento e a fidelidade. Por exemplo, a análise do comportamento individual em lojas Web através da prospeção de processos cria a base para experiências de compra personalizadas. Resposta

Em resumo, a prospeção de processos equipa as empresas de retalho e de comércio eletrónico com as ferramentas necessárias para otimizar o processo "order-to-cash", melhorar a gestão do inventário e proporcionar experiências personalizadas aos clientes, conduzindo assim à eficiência operacional e à satisfação do cliente.

A prospeção de processos está a ser cada vez mais adoptada nos sectores das telecomunicações e das TI para melhorar a eficiência operacional e a qualidade dos serviços.

Simplificar os processos de gestão de incidentes

Na indústria das telecomunicações, a gestão rápida de incidentes é crucial para manter a fiabilidade do serviço. O Process Mining permite que as organizações analisem os fluxos de trabalho de gerenciamento de incidentes, identifiquem gargalos e simplifiquem processos. Por exemplo, a ServiceNow fornece um projeto de avaliação de exploração de processos especificamente para a gestão de incidentes, permitindo às empresas de telecomunicações otimizar o seu fluxo de casos e melhorar a experiência do cliente. ServiceNow

Melhorar a prestação de serviços de TI

A prospeção de processos oferece às equipas de gestão de serviços de TI (ITSM) uma visão mais profunda dos seus fluxos de trabalho, permitindo-lhes descobrir estrangulamentos ocultos e oportunidades de valor. Ao analisar os dados do processo, as equipas de ITSM podem tomar decisões informadas para melhorar a prestação de serviços. Por exemplo, a Celonis destaca que a inteligência de processos permite às empresas de gestão de serviços de TI aprofundar os seus processos, descobrindo potenciais bloqueios e oportunidades de melhoria. 

Identificação de ineficiências nas operações de rede

As empresas de telecomunicações podem aproveitar a prospeção de processos para otimizar os processos empresariais, incluindo as operações de rede. Ao analisar os registos de dados, podem identificar ineficiências e áreas de melhoria. A EPAM discute como as empresas de telecomunicações podem utilizar a prospeção de processos para otimizar os seus processos empresariais, conduzindo a uma maior eficiência operacional. EPAM

Em resumo, a extração de processos equipa as organizações de telecomunicações e TI com as ferramentas para simplificar a gestão de incidentes, melhorar a prestação de serviços e identificar ineficiências nas operações de rede, melhorando assim a eficiência operacional global e a satisfação do cliente.

A exploração de processos está a ser cada vez mais adoptada no governo e no sector público para melhorar a eficiência operacional e a qualidade dos serviços.

Melhorar os serviços aos cidadãos (por exemplo, processamento de licenças)

A prospeção de processos permite às agências governamentais analisar e otimizar os fluxos de trabalho de serviço ao cidadão, como o processamento de licenças. Ao examinar os registos de eventos, as agências podem identificar estrangulamentos e simplificar procedimentos, levando a uma prestação de serviços mais rápida e a uma maior satisfação dos cidadãos. Por exemplo, a Câmara Municipal de Granada utilizou a prospeção de processos para analisar os seus processos de tratamento de dossiers, descobrindo ineficiências que não eram aparentes apenas por intuição. Exploração de processos

Garantir a responsabilização pela despesa pública

A prospeção de processos proporciona transparência nas despesas públicas através da análise dos processos de aquisição e financeiros. Esta análise ajuda a detetar anomalias, a evitar fraudes e a garantir que os fundos são utilizados de forma eficaz. O estado de Oklahoma adoptou a prospeção de processos para melhorar os processos de aquisição, com o objetivo de aumentar a eficiência sem despesas adicionais. GovTech

Otimização dos processos de cobrança de impostos

Ao examinar os fluxos de trabalho de cobrança de impostos, a prospeção de processos identifica as ineficiências e as áreas a melhorar. Isto conduz a uma cobrança de impostos mais eficaz, à redução da evasão e ao aumento das receitas. Por exemplo, a Câmara Municipal de Granada aplicou a prospeção de processos ao seu departamento de cobrança de impostos, descobrindo pontos de melhoria que não eram evidentes através dos métodos tradicionais. Exploração de processos

Em resumo, a prospeção de processos dota o governo e as organizações do sector público das ferramentas necessárias para melhorar os serviços prestados aos cidadãos, garantir a responsabilização pela despesa pública e otimizar os processos de cobrança de impostos, melhorando assim a governação global e a satisfação do público.

A exploração de processos está a ser progressivamente implementada nos sectores da logística e da cadeia de abastecimento para aumentar a eficiência operacional e melhorar a qualidade do serviço.

Otimização das operações de armazém

A prospeção de processos permite que as organizações analisem e visualizem o fluxo real dos processos nos seus armazéns. Ao examinar os registos de eventos, as empresas podem identificar ineficiências, simplificar os fluxos de trabalho e melhorar a gestão do inventário. Esta abordagem orientada para os dados conduz a um cumprimento mais rápido das encomendas e a uma redução dos custos operacionais. Tecnologia de valor acrescentado

Melhorar a entrega no último quilómetro

O segmento de entrega da última milha é frequentemente a parte mais cara e demorada do processo de expedição. A prospeção de processos ajuda a otimizar esta fase, analisando os percursos de entrega, identificando os estrangulamentos e melhorando a programação. Isto resulta em tempos de entrega mais rápidos e numa maior satisfação do cliente. eMarketer

Reduzir o tempo de trânsito

Ao analisar dados de várias fases da cadeia de abastecimento, a extração de processos identifica atrasos e ineficiências em trânsito. Este conhecimento permite que as empresas optimizem as rotas, melhorem a programação e a coordenação entre os diferentes intervenientes, conduzindo a tempos de trânsito reduzidos e a poupanças de custos. Desempenho das encomendas

Em resumo, a prospeção de processos equipa as organizações de logística e da cadeia de fornecimento com as ferramentas para otimizar as operações de armazém, melhorar a entrega na última milha e reduzir os tempos de trânsito, melhorando assim a eficiência operacional global e a satisfação do cliente.

A implementação eficaz da prospeção de processos requer uma abordagem estruturada. Aqui estão os principais passos para garantir o sucesso:

1. Definir objectivos

• Identifique claramente os objectivos que pretende alcançar com a prospeção de processos.
• Os objectivos comuns incluem a melhoria da eficiência dos processos, a identificação de estrangulamentos, a melhoria da conformidade ou a redução dos custos operacionais.
• Exemplo: Uma empresa pode ter como objetivo reduzir em 20% o tempo de execução do seu processo de encomenda para pagamento.

2. Recolher e limpar dados de eventos

• Recolha registos de eventos de sistemas de TI como plataformas ERP, CRM ou BPM.
• Assegurar que os dados são completos, exactos e isentos de incoerências para evitar resultados enganadores.
• Concentre-se em atributos como o nome da atividade, registos de data e hora e IDs de caso únicos.
• Dica profissional: Utilize ferramentas de limpeza de dados para automatizar este passo e manter a integridade dos dados.

3. Escolha as ferramentas e plataformas corretas

• Selecione uma ferramenta de prospeção de processos que se adeqúe às necessidades e objectivos da sua organização. Considere factores como a escalabilidade, a facilidade de utilização, as capacidades de integração e a análise avançada.
• Recomendação de ferramenta líder no sector: Mindzie, um software de extração de processos
  • Mindzie é uma plataforma de mineração de processos de ponta que oferece painéis intuitivos, insights orientados por IA e poderosas capacidades de automação. Foi concebida para apoiar empresas de todas as dimensões na descoberta de ineficiências e na melhoria dos processos.

4. Analisar e agir com base nos conhecimentos

• Utilize a ferramenta escolhida para visualizar os processos e identificar desvios ou ineficiências.
• Conduzir uma análise da causa principal para compreender por que razão ocorrem os problemas e dar prioridade às melhorias com base no seu impacto.
• Colaborar com as partes interessadas para conceber e implementar fluxos de trabalho optimizados.
• Monitorizar as alterações para garantir uma melhoria contínua.

Dica de introdução:

Comece com um projeto-piloto num departamento para demonstrar o valor da prospeção de processos antes de o alargar a toda a organização. Esta abordagem minimiza o risco enquanto constrói apoio interno e experiência.

Seguindo estes passos e tirando partido de ferramentas avançadas como o Mindzie, as organizações podem obter informações acionáveis para aumentar a eficiência, melhorar a conformidade e criar valor em todas as suas operações.

A prospeção de processos é uma tecnologia transformadora que permite às organizações obterem conhecimentos profundos sobre as suas operações, descobrirem ineficiências e promoverem a melhoria contínua. Definindo objectivos claros, assegurando dados de eventos de alta qualidade, selecionando as ferramentas certas como Mindziee agindo com base em informações baseadas em dados, as empresas podem simplificar os fluxos de trabalho, melhorar a conformidade e melhorar as experiências dos clientes.

Desde a otimização das cadeias de fornecimento até à melhoria dos cuidados de saúde dos doentes, a versatilidade da extração de processos torna-a um ativo valioso em todas as indústrias. Embora possam surgir desafios como a qualidade dos dados e as preocupações com a privacidade, uma abordagem estratégica e a especialização correta podem ajudar a ultrapassá-los. Adotar a prospeção de processos não se trata apenas de compreender os processos - trata-se de capacitar as organizações para tomarem decisões mais inteligentes, mais rápidas e mais informadas que conduzam a resultados mensuráveis. Chegou o momento de começar a aproveitar a prospeção de processos para desbloquear todo o potencial da sua organização.

O Daniel tem 20 anos de experiência em vendas de software empresarial, com mais de 7 anos de experiência a ajudar as empresas a impulsionar a excelência operacional.