Principais benefícios do Process Mining: Otimizar, Analisar, Automatizar

Extração de processos é uma técnica baseada em dados que analisa e visualiza a forma como os processos empresariais são realmente executados, extraindo informações de registos de eventos nos seus sistemas de TI. Ao contrário dos métodos tradicionais de análise de processos, que se baseiam em entrevistas ou observações manuais, a prospeção de processos fornece uma imagem clara e objetiva dos fluxos de trabalho, revelando ineficiências, desvios e oportunidades de melhoria.

Na sua essência, a prospeção de processos responde a questões como:

• Os processos estão a ser seguidos tal como foram concebidos?
• Onde estão os estrangulamentos ou os atrasos?
• Que passos podem ser automatizados ou optimizados?

1. Fabrico:
   Os fabricantes utilizam a prospeção de processos para otimizar as linhas de produção, identificando atrasos ou passos desnecessários nos processos de montagem. Isto leva a uma redução dos custos de produção e a prazos de entrega mais rápidos.
2. Banca e Finanças:
   Os bancos utilizam a extração de processos para garantir a conformidade com as normas regulamentares e simplificar os processos de integração de clientes, poupando tempo e evitando penalizações.
3. Cuidados de saúde:
   Os hospitais e as clínicas utilizam a prospeção de processos para melhorar os cuidados aos doentes, analisando os fluxos de trabalho de tratamento, reduzindo os tempos de espera e melhorando a atribuição de recursos.
4. Retalho e comércio eletrónico:
   Os retalhistas aplicam a prospeção de processos para otimizar as cadeias de fornecimento, assegurando entregas atempadas de produtos e melhorando a gestão do inventário.
5. Telecomunicações:
   As empresas de telecomunicações utilizam a extração de processos para melhorar os fluxos de trabalho de serviço ao cliente, como a resolução de reclamações ou a gestão de interrupções de serviço de forma mais eficiente.

A prospeção de processos é uma ferramenta universal que se adapta a qualquer sector que dependa de processos e dados estruturados. Quer se trate da gestão de cuidados a doentes, de transacções financeiras ou da entrega de produtos, a prospeção de processos ajuda a transformar as ineficiências em oportunidades de melhoria.

1. Eficiência melhorada
   O Process Mining ajuda a identificar ineficiências nos fluxos de trabalho, tais como estrangulamentos, passos redundantes e execução lenta de tarefas. Ao visualizar o fluxo real do processo, as organizações podem simplificar as operações, remover etapas desnecessárias e automatizar tarefas repetitivas.

Exemplo:
Uma empresa de fabrico utilizou a prospeção de processos para identificar e eliminar atrasos na sua cadeia de abastecimento. Ao otimizar o fluxo, reduziram o tempo de espera em 30%, aumentando a eficiência global da produção.

2. Conformidade melhorada
   A prospeção de processos assegura que os processos empresariais cumprem as normas regulamentares e as políticas da empresa. Destaca as áreas em que os processos se desviam dos protocolos de conformidade, permitindo que as empresas resolvam os problemas de forma proactiva.

Exemplo:
Um prestador de cuidados de saúde implementou a prospeção de processos para garantir que o tratamento dos dados dos pacientes cumpria os regulamentos HIPAA. O software assinalou casos de não conformidade, ajudando a organização a evitar multas dispendiosas e a manter uma forte reputação.

3. Tomada de decisões baseada em dados
   O Process Mining fornece informações detalhadas e baseadas em dados que permitem uma melhor tomada de decisões. Ao analisar os dados históricos dos processos, as empresas podem tomar decisões informadas para otimizar os processos, reduzir os riscos e prever tendências de desempenho futuro.

Exemplo:
Uma instituição financeira utilizou a prospeção de processos para analisar o seu processo de aprovação de empréstimos. Com informações baseadas em dados, optimizaram o fluxo de trabalho, melhorando os tempos de aprovação em 25% e reduzindo as queixas dos clientes.

4. Poupança de custos
   Ao identificar ineficiências e automatizar tarefas manuais, a extração de processos ajuda as organizações a reduzir os custos operacionais. Estas poupanças resultam da minimização de atrasos, da redução de passos desnecessários e da libertação de recursos para tarefas de maior valor.

Exemplo:
Uma empresa de retalho utilizou a prospeção de processos para otimizar a sua gestão de inventário. Ao reduzir as rupturas de stock e as situações de excesso de stock, diminuiu os custos de inventário em 20% e melhorou a disponibilidade dos produtos.

5. Maior transparência e visibilidade
   O Process Mining oferece uma visão clara e em tempo real da forma como os processos empresariais são efetivamente executados. Esta transparência ajuda as empresas a identificar discrepâncias entre os processos concebidos e a execução no mundo real, permitindo uma melhor monitorização e controlo.

Exemplo:
Uma empresa de telecomunicações utilizou a prospeção de processos para obter visibilidade dos seus fluxos de trabalho de serviço ao cliente. Descobriram áreas onde os agentes estavam a ter um desempenho inferior ao esperado e implementaram programas de formação, resultando num aumento de 15% na satisfação do cliente.

6. Melhoria contínua
   A prospeção de processos permite um ciclo contínuo de melhoria de processos, fornecendo dados contínuos sobre o desempenho do processo. À medida que novos dados são recolhidos, as empresas podem aperfeiçoar e otimizar continuamente as suas operações.

Exemplo:
Uma empresa de logística utilizou a prospeção de processos para monitorizar continuamente os seus processos de entrega. Ao longo do tempo, reduziram os tempos de entrega em 20% através de melhorias iterativas dos processos com base em informações em tempo real.

O Process Mining oferece aplicações práticas que ajudam as organizações a obter informações valiosas e a melhorar as suas operações. Ao analisar os registos de eventos dos sistemas de TI, é possível descobrir ineficiências, garantir a conformidade e conduzir a reduções de custos. Vamos analisar algumas aplicações comuns e um cenário do mundo real para ilustrar o seu valor.

1. Otimização do processo

A prospeção de processos revela como os processos são executados na realidade, permitindo-lhe:

• Identificar e eliminar os estrangulamentos.
• Simplifique os fluxos de trabalho para melhorar a eficiência.
• Monitorizar o desempenho em tempo real e ajustar conforme necessário.

Exemplo: Uma empresa de logística utiliza a prospeção de processos para analisar o seu fluxo de trabalho de entrega. Ao identificar atrasos frequentes em pontos de controlo específicos, simplificam a comunicação entre os condutores e os armazéns, reduzindo os tempos de entrega em 20%.

2. Garantir a conformidade

A conformidade regulamentar é fundamental, especialmente em sectores como o financeiro e o da saúde. A prospeção de processos assegura que os processos cumprem os regulamentos, detectando desvios e assinalando actividades não conformes.

Exemplo: Um banco utiliza a prospeção de processos para auditar o seu processo de aprovação de empréstimos. Identifica casos em que as aprovações contornaram as verificações necessárias, permitindo acções corretivas para evitar multas regulamentares.

3. Reduzir os custos

Ao identificar as ineficiências, a extração de processos ajuda a reduzir os custos operacionais. Descobre actividades redundantes, intervenções manuais desnecessárias e recursos com fraco desempenho.

Exemplo: Uma fábrica utiliza a prospeção de processos para identificar as fases do seu ciclo de produção que causam desperdício de material. A implementação de controlos de qualidade automatizados reduz o desperdício e poupa milhares de dólares anualmente.

Enquanto extração de processos e extração de tarefas se concentram na análise dos fluxos de trabalho para descobrir ineficiências e oportunidades, operam a níveis diferentes e complementam-se para criar uma imagem completa da melhoria dos processos.

A extração de tarefas centra-se nas acções de nível micro realizadas pelos empregados durante a execução de tarefas. Ao recolher dados das interações dos utilizadores (como cliques no rato, entradas do teclado e gravações de ecrã), identifica tarefas repetitivas, ineficiências e oportunidades de automatização.

Principais casos de utilização:

• Racionalização dos fluxos de trabalho dos empregados.
• Identificar tarefas adequadas para a automatização de processos robóticos (RPA).
• Aumento da produtividade através da eliminação de passos desnecessários.

• Extração de processos analisa os fluxos de trabalho de ponta a ponta numa organização para descobrir ineficiências a um nível macro.
• Extração de tarefas aprofunda-se nas tarefas individuais dos funcionários para identificar ineficiências específicas nesses fluxos de trabalho.
  Em conjunto, proporcionam uma visão panorâmica e uma compreensão granular dos processos operacionais, permitindo uma otimização abrangente.

No atual panorama empresarial em rápida evolução, as organizações têm de se adaptar continuamente para se manterem competitivas. A tecnologia de extração de processos oferece uma vantagem estratégica ao otimizar as operações, aumentar a eficiência e permitir a tomada de decisões com base em dados. Eis porque é que investir na prospeção de processos é uma decisão inteligente para o seu negócio:

1. Forte retorno do investimento (ROI) e vantagem competitiva

A prospeção de processos proporciona um ROI mensurável através da identificação de ineficiências e da otimização de processos, resultando em poupanças de tempo e de custos. Com uma compreensão clara dos fluxos de trabalho da sua empresa, pode eliminar o desperdício, automatizar tarefas manuais e reduzir os estrangulamentos. Estas melhorias têm um impacto direto na rentabilidade, permitindo que as empresas operem a um custo mais baixo com maior produtividade.

Exemplo:
Um fabricante líder mundial investiu na prospeção de processos para otimizar a sua linha de produção, o que resultou num aumento de 20% no rendimento e numa redução de 15% nos custos operacionais, conduzindo a um rápido retorno do investimento.

Ao melhorar continuamente os processos, as organizações ganham uma vantagem competitiva - assegurando tempos de resposta mais rápidos, maior satisfação dos clientes e a capacidade de se adaptarem rapidamente às mudanças do mercado.

2. Operações preparadas para o futuro

À medida que as indústrias avançam cada vez mais para a automatização e digitalização, as empresas devem preparar as suas operações para o futuro, investindo em tecnologias que permitam a escalabilidade e a adaptabilidade. A prospeção de processos não só identifica as ineficiências actuais, como também ajuda a prever potenciais desafios futuros. Ao monitorizar e otimizar continuamente os fluxos de trabalho, a prospeção de processos garante que a sua organização se mantém resiliente face às mudanças nas exigências do mercado ou às perturbações tecnológicas.

Exemplo:
Uma empresa multinacional de telecomunicações implementou a prospeção de processos para monitorizar os seus fluxos de trabalho de apoio ao cliente. Esta abordagem proactiva permitiu-lhes estar à frente da evolução das expectativas dos clientes e das tendências da indústria, garantindo que as suas operações permaneciam ágeis à medida que eram introduzidas novas tecnologias, como os chatbots alimentados por IA.

3. Ligação às estratégias de transformação digital

A prospeção de processos desempenha um papel crucial nos esforços de transformação digital, fornecendo visibilidade sobre o funcionamento dos processos empresariais em tempo real. Funciona como uma base para outras iniciativas digitais, como a automatização, a IA e a análise avançada. Ao revelar ineficiências e áreas de melhoria, a prospeção de processos apoia a integração perfeita de novas tecnologias, impulsionando a transformação digital.

Exemplo:
Uma empresa de serviços financeiros utilizou a prospeção de processos como parte da sua estratégia de transformação digital para melhorar o seu processo de gestão de sinistros. Esta abordagem baseada em dados levou à implementação bem-sucedida da automatização inteligente, reduzindo o tempo de processamento de sinistros em 40% e melhorando a satisfação geral do cliente.

4. Melhoria da tomada de decisões através de dados

Com a prospeção de processos, os decisores têm acesso a informações em tempo real e baseadas em dados, permitindo-lhes fazer escolhas melhores e mais informadas. Quer se trate de otimizar fluxos de trabalho, ajustar a atribuição de recursos ou melhorar o serviço ao cliente, a prospeção de processos permite que as organizações actuem com base em dados concretos e não em suposições. Este nível de visibilidade é fundamental para se manter à frente da concorrência e tomar decisões comerciais inteligentes.

Exemplo:
Um prestador de cuidados de saúde utilizou a prospeção de processos para otimizar o seu processo de admissão de pacientes. Ao identificar os passos lentos e os estrangulamentos, reduziram os tempos de espera dos pacientes em 30%, melhorando a eficiência operacional e a satisfação dos pacientes.

5. Acelerar a transformação digital e a inovação

Ao investir na prospeção de processos, as empresas não só melhoram os processos actuais como também estabelecem as bases para futuras inovações. Quer pretenda introduzir a automatização robótica de processos (RPA), integrar a tomada de decisões baseada em IA ou implementar outras ferramentas digitais, a prospeção de processos fornece as informações necessárias para iniciar e orientar estas iniciativas.

Exemplo:
Uma empresa de logística incorporou a prospeção de processos como parte do seu percurso em direção a armazéns totalmente automatizados. Ao identificar as áreas propícias à automatização e ao integrar as informações baseadas em IA, a empresa conseguiu inovar mais rapidamente e manter-se à frente da concorrência numa indústria em rápida evolução.

Existe uma ferramenta líder ferramenta de extração de processos disponível para ajudar as organizações a libertarem todo o potencial das suas operações. Estas ferramentas fornecem a tecnologia e as caraterísticas necessárias para analisar, visualizar e otimizar os processos empresariais. Aqui está um olhar sobre o Mindzie, um software de exploração de processos, e as suas principais caraterísticas:

1. Mindzie

Mindzie, a O Mindzie, um poderoso software de prospeção de processos, foi concebido para fornecer às empresas uma visão profunda dos seus fluxos de trabalho. Oferece uma interface intuitiva, visualização de processos em tempo real e conhecimentos práticos para otimização.

Caraterísticas principais:

• Mapeamento de processos em tempo real: O Mindzie mapeia automaticamente os processos de ponta a ponta com base em registos de eventos, fornecendo uma representação visual de como o trabalho é realmente realizado.
• Dashboards personalizáveis: Os utilizadores podem criar dashboards personalizados para métricas de processo e KPIs específicos.
• Análise avançada: Informações baseadas em IA para identificar ineficiências e sugerir melhorias.
• Integração com ferramentas existentes: Integração perfeita com ERP, CRM e outros sistemas de software empresarial para garantir a exatidão e relevância dos dados.
• Ferramentas de colaboração: Funcionalidades de colaboração em equipa que permitem aos intervenientes interagir com os dados do processo e tomar decisões em conjunto.

Caso de utilização:
O Mindzie é ideal para organizações que procuram monitorizar e melhorar continuamente processos complexos em indústrias como as finanças, a indústria transformadora e os cuidados de saúde.

A prospeção de processos é uma ferramenta poderosa para otimizar as operações comerciais, reduzir custos e melhorar a tomada de decisões. Ao fornecer informações em tempo real sobre os processos, ajuda a identificar ineficiências e a promover a melhoria contínua. Investir em tecnologia de prospeção de processos é essencial para se manter competitivo, apoiar a automatização e impulsionar a transformação digital.

Ferramentas como Mindzieoferecem funcionalidades valiosas para análise em tempo real e conhecimentos práticos, ajudando as empresas a otimizar os fluxos de trabalho e a aumentar a produtividade. Adopte a exploração de processos para desbloquear a eficiência, reduzir o desperdício e criar uma organização mais ágil e preparada para o futuro.

O Daniel tem 20 anos de experiência em vendas de software empresarial, com mais de 7 anos de experiência a ajudar as empresas a impulsionar a excelência operacional.