İç Denetim Ekipleri için Süreç Madenciliği
Örneklemeden kesinlik
Örnekleme, seçtiğiniz vakalarda neler olduğunu gösterir. Süreç madenciliği ise tüm vakaları ortaya çıkarır. mindzie, iç denetim birimine her bir sürecin gerçekte nasıl işlediğine, kontrollerin nerelerde atlatıldığına ve bunun ne kadara mal olduğuna dair kapsamlı bir genel bakış sunar.
Sorun
Geleneksel denetim yöntemleri neden eksiklikler bırakıyor
Denetim ekiplerinden, aynı personel sayısıyla daha fazla süreci kapsamaları istenirken, dayandıkları kanıtların toplanması daha uzun sürüyor ve bu kanıtlar, kapsaması gereken riskten daha dar bir alanı kapsıyor.
Örnekleme, önemli istisnaları gözden kaçırır
Kırk faturadan oluşan bir örneklem sorunsuz bir şekilde geçebilirken, yüzlerce bölünmüş satın alma siparişi, geriye dönük onay ve mükerrer ödeme bu örneklemin dışında kalabilir. Denetçilerin en çok tespit etmesi gereken istisnalar, tam da örneklemde yer alma olasılığı en düşük olanlardır.
Kanıt toplama süreci denetimi uzatır
Testlere başlanmadan önce, adım adım kılavuzlar, röportajlar, ekran görüntüleri ve elektronik tablo karşılaştırmalarının hazırlanması haftalar sürer. Saha çalışması tamamlandığında ise, elde edilen bulgular çoktan değişmiş bir süreci yansıtmaktadır.
Kontroller her yıl test edilmektedir, ancak riskler her gün değişmektedir
İlk çeyrekte kabul edilen bir görev ayrımı kontrolü, ikinci çeyrekte gerçekleşen bir rol değişikliğiyle geçersiz hale gelebilir. Anlık testler, bu atlamayı bir sonraki döngüye kadar tespit edemez ve o zamana kadar maruz kalma riski artmış olur.
Mindzie yaklaşımı
İç denetim ekipleri Mindzie'yi kullanıyor
Mindzie ile denetim, işlemlerin kendisinden yola çıkarak gerçekleştirilir. Her bir vaka, sistem zaman damgaları temel alınarak yeniden oluşturulur, belgelenmiş kontrol tasarımı ışığında test edilir ve denetim tamamlandıktan sonra da izlenmeye devam edilir.
Anlamak
Sürecin gerçekte nasıl işlediğini görün
İncelenen ERP, tedarik, İK veya biletleme sistemini bağlayın; mindzie, sistemin halihazırda kaydettiği zaman damgalarından yola çıkarak her bir vakayı yeniden oluşturur.
- Denetçiler, belgelenmiş olanı değil, gerçek süreci ve bu sürecin her türlü varyantını görürler.
- Bir kontrol adımının atlandığı, tekrarlandığı veya sırası bozulduğu her nokta görülebilir.
- Görevlerin ayrılığı, gerçekte gerçekleştiği sırayla kontrol edilir.
- Nesne odaklı görünümler, satın alma siparişlerini, faturaları ve ödemeleri birbirine bağlar.
Geliştir
Tüm nüfusu test edin
Her bir işlemi, bir örneklem yerine belgelenmiş kontrol tasarımına göre test edin ve denetim komitesinin işlemi geriye doğru izleyebileceği kanıtlar sunun.
- Uygunluk denetimi, kontrol akışından sapma gösteren her durumu işaretler.
- Sapmalar, sıklık ve finansal risk açısından sıralanır.
- Kök neden analizi, bir kontrolün bir sistem eksikliği, geçici bir çözüm ya da eğitim eksikliği nedeniyle başarısız olup olmadığını ortaya koyar.
- Bulgular, ilgili işlem, kullanıcı ve bunların ardındaki zaman damgasıyla ilişkilidir.
Dönüştür
Sürekli denetime geçin
Gerçek zamanlı izleme, yeni işlemleri gerçekleştiği anda takip eder, bir kural ihlali durumunda denetim ve kontrol sorumlularını uyarır ve yönetime ortak bir bakış açısı sunarak bir sonraki döngü başlamadan önce düzeltme işlemlerinin başlatılmasını sağlar.
- Geçilen herhangi bir test, yeni işlemler üzerinde sürekli bir izleme mekanizması haline gelir.
- Microsoft Teams, Slack veya e-posta yoluyla gönderilen uyarılar, kontrol sahibine anında ulaşır.
- Sağlık denetimleri, yılda bir kez değil, denetim döngüleri arasında da gözlemlenebilir.
- Yönetim ve denetim, aynı kanıtlara dayanır.
Kullanım örnekleri
Süreç madenciliği için iç denetim uygulama örnekleri süreç madenciliği
Aynı olay verileri, iç denetim planında halihazırda yer alan testlerin çoğunu desteklemektedir. Denetim ekiplerinin çalışmaya başladığı noktalar işte bunlardır.
Satın Alma-Ödeme Kontroller
Faturadan sonra oluşturulan satın alma siparişlerini, onay eşiklerini atlatan bölünmüş siparişleri, üçlü eşleştirme atlamalarını ve tüm veri kümesi genelinde tekrarlanan veya olağandışı tedarikçi ödemelerini tespit edin.
Siparişten tahsilata ve gelire
Gelir kontrollerinin tasarlandığı şekilde işlediğini doğrulamak amacıyla, kredi kontrol kayıtlarını, fiyatlandırma değişikliklerini, kredi notlarını ve onaylanmadan önce sevk edilen gönderileri inceleyin.
Görevlerin ayrılması
Aynı kullanıcının bir işlemi oluşturduğu, onayladığı ve ödediği durumları, statik bir rol matrisi yerine, gerçekte gerçekleştiği sırayla bulun.
Muhasebe kayıtları ve mali kapanış
Manuel yevmiye kayıtlarını, geç kayıtları ve iptal işlemlerini, kapanış takvimi ve onay politikası ile karşılaştırarak kontrol edin.
SOX ve iç kontrol testleri
Anahtar kontrollerin örneklem bazlı testlerini, tüm popülasyona dayalı kanıtlarla değiştirin ve her dönem bu testi ek bir çaba gerektirmeden yeniden gerçekleştirin.
BT genel kontrolleri ve değişiklik yönetimi
Biletleme ve dağıtım günlüklerini kullanarak, değişikliklerin dağıtımdan önce onaylandığını ve acil durum değişikliklerinin dağıtımdan sonra gözden geçirildiğini doğrulayın.
İnsan Kaynakları ve bordro
İşe alım süreçlerini, görev değişikliklerini ve işten ayrılma durumlarını kontrol ederek, eksik onaylar olup olmadığını ve bir çalışanın ayrılmasından sonra erişim haklarının aktif kalıp kalmadığını inceleyin.
Sürekli denetim
Geçilen herhangi bir testi, yeni işlemleri izleyen ve kural ihlali durumunda kontrol sahibini uyaran kalıcı bir kurala dönüştürün.
Platform
Denetim araç seti Mindzie'nin içinde
Süreç Madenciliği
Her işlemi yeniden oluşturun
Sistem verilerinden uçtan uca süreci yeniden oluşturun ve her bir durumu, her bir varyantı ve beklenen akıştan her bir sapmayı inceleyin. Uygunluk kontrolü, kontrollerin nerede, ne sıklıkla ve kimler tarafından atlandığını sayısal olarak ortaya koyar.
İş Süreci Modellemesi
Kontrol tasarımını kontrol altında tutun
Onaylanmış kontrol akışını, sürümleri ve onayları içeren, yönetilen bir BPMN 2.0 modeli olarak muhafaza edin; böylece denetim testlerinin dayandığı standardın kendisi de kontrol altında olsun.
Süreç İzleme ve Yapay Zeka Tahminleri
Kontrol kesintileri meydana geldiğinde bunlara dikkat edin
Aktif işlemleri kontrol kesintileri açısından izleyin ve hangi vakaların risk altında olduğunu tahmin edin; uyarılar Microsoft Teams, Slack veya e-posta yoluyla gönderilir.
Yapay Zeka Operasyonel Zekası
Yalın dille yazılmış denetim açıklamaları
Nelerin kurallara aykırı olduğunu, bunun ne kadara mal olduğunu ve temel sorunun kaynağının nerede olduğunu açıklayan, anlaşılır dille yazılmış denetim raporları oluşturun.
Görev Madenciliği
Bir kontrol ile ilgili manuel adımları kaydedin
Kayıt sistemine hiçbir zaman girmeyen, bir denetimle ilgili manuel masaüstü işlemlerini (örneğin, elektronik tablo onayları ve e-posta onayları) kaydetin.
ETL ve Veri Dönüştürme
Denetim olay günlüğünü oluşturun
Data Designer’da düşük kodlu ETL kullanarak SAP, Oracle, Dynamics 365, NetSuite veya başka herhangi bir sistemden denetim olay günlüğünü oluşturun ve iş belgeleri için dönüştürme sürecini belgelendirin.
Nesne Odaklı Süreç Madenciliği
Her bir kontrolün arkasındaki nesneleri takip edin
Satın alma siparişlerini, mal girişlerini, faturaları ve ödemeleri birbiriyle ilişkili nesneler olarak birbirine bağlayın; böylece üçlü eşleştirme ve gelir kontrolleri tüm zinciri kapsayabilir.
Şirket İçi Sürümü
Denetim verilerini kendi ortamınızda saklayın
Yasal düzenlemeler veya politikalar gerektirdiğinde denetim verilerini kendi ortamınızda saklayın.
Avantajlar
Süreç madenciliğinin faydaları iç denetim açısından
Süreç madenciliğinin iç denetim açısından sağladığı faydalar, kanıtlarda, saha çalışmasında ve denetimler arasında yaşanan süreçlerde ortaya çıkmaktadır.
Tüm nüfusa yönelik testler
Her işlem incelenir; bu nedenle tespit oranı, örneklem şansından ziyade gerçek durumu yansıtır.
Daha hızlı saha çalışması
Kanıtlar, haftalarca süren görüşmeler, ekran görüntüleri ve mutabakatlar yerine sistem günlüğünden elde edilmektedir.
Tartışılması zor bulgular
Her bir istisna, ilgili işleme, kullanıcıya ve zaman damgasına bağlanır.
Sürekli denetim
Bir kez başarılı sonuçlanan testler her dönem yeniden çalıştırılır ve kurallar, yeni vakalar ortaya çıktıkça bunları izler.
Risk temelli planlama
Süreçlere göre sapma oranları ve finansal risk, denetim planında bir sonraki adımda hangi alanlara odaklanılması gerektiğini belirler.
Nesnel temel neden
Bir kontrolün, sistemdeki bir eksiklik, geçici bir çözüm ya da eğitimle ilgili bir sorun nedeniyle başarısız olup olmadığını kontrol edin.
Yönetimle ortak bir görüş
Kontrol sahibi taraflar da aynı kanıtları görüyor; bu nedenle düzeltme çalışmaları tartışma yerine somut gerçeklere dayalı olarak başlıyor.
Bağımsızlık korunmuştur
Denetim, kaynak sistemlerden kendi olay günlüklerini oluşturur ve denetlenen tarafın hazırladığı raporlara bağlı değildir.
Okumaya devam edin
İç denetim için süreç madenciliği: kılavuz
Olay günlüğü temellerinden çoğu ekibin gerçekleştirdiği ilk kontrol testlerine kadar, iç denetimde süreç madenciliğinin kullanımına ilişkin ayrıntılı kılavuzumuzu okuyun.
Sıkça sorulan sorular
Süreç madenciliği, halihazırda uyguladığımız denetim analitiğinden ne açıdan farklıdır?
Geleneksel denetim analitiği, belirli bir eşiği aşan faturalar veya mükerrer banka hesaplarına sahip tedarikçiler gibi tek tek özellikleri inceler. Süreç madenciliği ise bu incelemeye sıra ve zamanlamayı da ekler. Bir faturanın ödemeden sonra onaylandığını, bir satın alma siparişinin malların tesliminden sonra oluşturulduğunu ya da bir kullanıcının, kurallara göre birbirinden ayrılması gereken üç adımı tek seferde tamamladığını ortaya çıkarır. Birçok denetim ekibi her ikisini de kullanır: özellikler için analitik, sürecin gerçekte nasıl işlediğini anlamak için ise süreç madenciliği.
Başlamak için hangi verilere ihtiyacımız var?
Her olay için üç alandan oluşan bir dışa aktarım veya bağlantı: vaka kimliği, faaliyet ve zaman damgası. Çoğu ERP, tedarik, biletleme ve İK sistemi, bunları değişiklik günlüklerinde veya belge akış tablolarında kaydeder. Data Designer, düşük kodlu araçlarla verilerin çıkarılması ve dönüştürülmesini gerçekleştirir; dönüştürme işleminin kendisi de çalışma kağıtları için belgelendirilebilir.
İç denetim, BT birimine bağımlı olmadan Mindzie'yi kullanabilir mi?
Evet. Ücretsiz Masaüstü Sürümü, denetçinin kendi bilgisayarında çalışır ve herhangi bir sistemden alınan verileri analiz edebilir; birçok denetim ekibi işlerine bu şekilde başlar. Çalışma ortak bir ortama taşındığında, Data Designer sayesinde denetim ekibi kendi olay günlükleri ve yenileme zamanlamaları üzerinde kontrolünü sürdürür.
Mindzie, sürekli denetimi destekliyor mu?
Evet. Herhangi bir uygunluk kuralı veya kontrol testi, yeni işlemler geldikçe bunları kontrol eden ve denetim ekibine ya da kontrol sorumlusuna Microsoft Teams, Slack veya e-posta yoluyla uyarı gönderen bir izleme aracına dönüştürülebilir. Sonuç olarak, tek bir zaman diliminde yapılan bir test yerine, denetim döngüleri arasında kontrol durumuna ilişkin sürekli bir görünüm elde edilir.
Mindzie, hassas denetim verilerini nasıl korur?
mindzie, şirket içi ortamda, özel bulutta veya SaaS olarak devreye alınabilir; rol tabanlı erişim sayesinde denetim verileri yalnızca görmesi gereken kişiler tarafından görüntülenebilir. Analiz için gerekli olmayan alanlar, Data Designer’daki dönüştürme işlemi sırasında hariç tutulabilir.
Hemen bizimle iletişime geçin
Bir sonraki denetiminize tüm nüfusu kapsayan testleri dahil edin
Mindzie’nin kendi işlemlerinizden birinde nasıl çalıştığını, olay günlüğünden uygunluk raporuna kadar tüm aşamaları inceleyin. Bir demo randevusu alın veya ücretsiz Masaüstü Sürümü ile başlayın.