تحسين العمليات والامتثال لها لأي عملية
حدد مصدر الهدر، وأصلح العملية، وحافظ على امتثالها للمتطلبات
لا ينبغي أن يعتمد تحسين العمليات على العملية التي اخترتها أولاً. تعمل منصة «مايندزي» مع أي عملية تترك أثراً في أنظمتك، بدءًا من عملية الطلب وصولاً إلى تحصيل الأموال ومرورًا بتأهيل الموظفين الجدد، وبذلك تعمل منصة واحدة على دفع عجلة التحسين المستمر والامتثال للعمليات في جميع أنحاء المؤسسة.
المشكلة
يتوقف التحسين عندما لا تستطيع رؤية العملية
تبدأ معظم برامج التحسين بورشة عمل وتنتهي بعرض تقديمي. وتستمر العملية في التغير بعد كل منهما. وتظهر ثلاث مشكلات في كل مؤسسة تقريبًا:
تصف ورش العمل الطريقة التي يتذكر بها الناس
تسجل المقابلات والملاحظات اللاصقة المسار السلس. أما دورات إعادة العمل، والحلول البديلة، وعمليات التسليم التي تستغرق أكبر قدر من الوقت، فلا تظهر أبدًا على الحائط، لذا تبدأ مشاريع التحسين انطلاقًا من صورة غير مكتملة.
يتم التحقق من الامتثال عن طريق أخذ عينات، بعد وقوع الأمر
تؤكد معظم الفرق التزامها بالإجراءات المعتمدة من خلال مراجعة عدد قليل من الحالات كل ربع سنة. والانحرافات التي يتم اكتشافها بهذه الطريقة تكون قد مر عليها عدة أشهر بالفعل، أما تلك التي تقع خارج نطاق العينة فلا يتم اكتشافها أبدًا.
تتلاشى المكاسب بمجرد انتقال فريق المشروع إلى مشروع آخر
إن العملية التي تم إصلاحها في شهر مارس تتدهور بهدوء بحلول شهر سبتمبر. وبدون مراقبة مستمرة، لا يلاحظ أحد هذا التدهور إلا بعد أن تكون المؤشرات قد تراجعت بالفعل، فيبدأ مشروع التحسين التالي من الصفر.
نهج «مايندزي»
منصة واحدة لـ كل عملية تريد تحسينها
مع Mindzie، يستند تحسين العمليات والامتثال لها إلى نفس المصدر: بيانات الأحداث التي تلتقطها أنظمتكم بالفعل. اكتشفوا العملية الفعلية، وقوموا بقياس الفجوة مقارنةً بالنموذج المعتمد، واختبروا الحل، واستمروا في المراقبة بعد تطبيقه.
فهم
شاهد كيف تسير العملية بالفعل
قم بربط الأنظمة التي تدير العملية، سواء كان ذلك نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) أو نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) أو أداة إصدار التذاكر أو ملف جدول بيانات تم تصديره، وستقوم «مايندزي» بإعادة بناء المسار الفعلي لكل حالة.
- يكشف تحليل العمليات عن كل الاختلافات، ونقاط الاختناق، ودورات إعادة العمل المستمدة من حالات حقيقية.
- تقوم عملية التحقق من المطابقة بمقارنة كل حالة بالنموذج المعتمد وفقًا لمعيار BPMN 2.0.
- يشرح تحليل الأسباب الجذرية السمات التي تؤدي إلى حدوث التأخيرات والانحرافات.
- تتتبع طرق العرض المركزة على الكائنات سير العمل عبر الطلبات والبنود والفواتير ذات الصلة.
تحسين
اعطِ الأولوية بناءً على التأثير، وليس على الرأي
رتب فرص التحسين حسب التكلفة والتأخير والحجم المرتبط بها، ثم قم بمحاكاة الحل قبل تنفيذه، وقدم للفريق هدفًا يمكنه قياسه.
- يتم تصنيف الاختناقات والانحرافات حسب التأثير المقاس على الأعمال.
- تُجري محاكاة العمليات اختبارات لتقييم تأثير التغيير المقترح على مدة الدورة، وحجم العمل، والموارد.
- يتم تحديث نماذج BPMN 2.0 واعتمادها وتحديد إصداراتها داخل المنصة.
- تشرح التقارير التي يُنتجها الذكاء الاصطناعي، بلغة بسيطة، ما يجب إصلاحه أولاً.
تحويل
استمر في التحسين
تراقب المراقبة في الوقت الفعلي كل حالة جديدة مقارنةً بالإجراءات المعتمدة، وتنبه المسؤولين فور حدوث أي انحراف عن المسار الصحيح، وتزود وكلاء الذكاء الاصطناعي بسياق الإجراءات الذي يحتاجونه للتصرف ضمن الحدود المسموح بها.
- تحوّل المراقبة المستمرة للالتزام من عملية مجردة إلى مؤشر حي.
- تصل التنبيهات في Microsoft Teams أو Slack أو عبر البريد الإلكتروني إلى صاحبها في الوقت الذي لا يزال فيه متسع من الوقت لاتخاذ الإجراءات اللازمة.
- تقوم الإجراءات الآلية برفع مستوى الحالات التي تتجاوز الحدود المحددة أو تتخطى خطوات معينة.
- تقوم العوامل القائمة على الذكاء الاصطناعي بتوجيه المهام وحلها في إطار العملية المعتمدة.
المنصة
كل ما يحتاجه فريق تحسين العمليات، في مكان واحد
استخراج العمليات
اكتشف العملية الحقيقية
اكتشف المسار الفعلي لبيانات الأحداث في أي نظام، وحدد كل متغير، وقم بتحديد حجم إعادة العمل والتأخيرات والهدر في كل منها. ويحول فحص المطابقة كل انحراف إلى مؤشر قابل للقياس للامتثال.
نمذجة العمليات التجارية
وضع المعيار الذي تُقيَّم كل حالة على أساسه
توثيق العملية المعتمدة باستخدام لغة BPMN 2.0، وإدارة التغييرات من خلال الموافقات والإصدارات، واستخدام النموذج كمعيار يُقاس عليه كل حالة.
محاكاة العمليات
اختبر التغيير قبل طرحه
اختبر التغيير المقترح واطلع على تأثيره على مدة الدورة، وحجم العمل، وتخصيص الموارد قبل أن يدخل أي شيء مرحلة الإنتاج.
مراقبة العمليات وتوقعات الذكاء الاصطناعي
اكتشف اتجاه التغير بينما لا يزال هناك متسع من الوقت للتصرف
تتبع كل حالة قيد المعالجة وفقًا لاتفاقية مستوى الخدمة (SLA) والإجراءات المعتمدة، وتوقع الحالات المعرضة للخطر، وإرسال تنبيهات إلى المسؤول عبر Microsoft Teams أو Slack أو البريد الإلكتروني.
استخراج المهام
اطلع على الإجراءات اليدوية المتبعة في كل خطوة
انظر إلى الأعمال اليدوية المكتبية المخفية داخل كل خطوة من خطوات العملية، بحيث يشمل التحسين المهمة بأكملها وليس معاملات النظام فحسب.
الذكاء التشغيلي القائم على الذكاء الاصطناعي
اعرف ما الذي يجب إصلاحه أولاً
حوّل النتائج إلى تقارير بلغة واضحة تشرح العوامل التي تؤدي إلى إبطاء العملية، والتكاليف المترتبة عليها، والأمور التي يجب معالجتها أولاً.
ETL وتحويل البيانات
إنشاء سجل الأحداث لأي عملية
قم بإنشاء سجل الأحداث لأي عملية من أي نظام باستخدام تقنية ETL ذات الكود المحدود وتحويل البيانات في «Data Designer»، ثم قم بتحديثه وفقًا لجدول زمني محدد.
وكلاء الذكاء الاصطناعي
التصرف وفقًا للإجراءات المعتمدة
زوّد الموظفين بسياق العملية والإرشادات التوجيهية التي يحتاجونها لتوجيه المهام وتصعيدها وحلها في إطار العملية المعتمدة.
المزايا
كيف يبدو التحسين المستمر للعمليات مع Mindzie
تتجلى فوائد استخراج البيانات من العمليات في تحسين العمليات كلما تم قياس العملية استناداً إلى حالات حقيقية بدلاً من تقديرها في ورشة عمل.
ابدأ بأي عملية
إذا كان النظام يسجل البيانات، فإن «مايندزي» قادرة على استخراجها، وبالتالي فإن المنصة نفسها تخدم أقسام الشؤون المالية والعمليات وتكنولوجيا المعلومات والموارد البشرية وخدمة العملاء.
استبدل الرأي بالأدلة
يتم قياس كل عنق زجاجة، ودورة إعادة العمل، وانحراف استنادًا إلى الحالات الفعلية، وليس من خلال تقديرات يتم التوصل إليها في ورشة عمل.
ترتيب الأولويات حسب التأثير
اطلع على التكلفة والتأخير والحجم المرتبطين بكل فرصة تحسين قبل أن تكلف فريقًا بتنفيذها.
اختبر التغيير قبل طرحه
قم بمحاكاة الحل، وقارن النتائج، وحدد التوقعات مع الأطراف المعنية بشأن الأرقام.
اجعل الامتثال عملية مستمرة
يتم فحص كل حالة على حدة وفقًا للإجراء المعتمد فور حدوثها، وليس من خلال عينة من الحالات بعد مرور أشهر.
حافظ على المكاسب
تساعد عمليات المراقبة والتنبيهات على اكتشاف الانحرافات في مرحلة مبكرة، مما يضمن استمرار التحسينات وبناء المشروع التالي على أساس المشروع السابق.
اعطِ كل فريق الصورة نفسها
يعمل القادة ومسؤولو العمليات والمحللون ووكلاء الذكاء الاصطناعي انطلاقًا من نموذج واحد متطور يوضح كيفية سير العمل في المؤسسة.
التحرك بسرعة دون الحاجة إلى فريق متخصص في البيانات
بفضل أداة «Low Code Data Designer» والموصلات المُعدة مسبقًا والإصدار المجاني «Desktop Edition»، يمكن استخراج العملية الأولى في غضون أيام.
تابع القراءة
إعداد دراسة الجدوى لتحسين العمليات
اقرأ دليلنا حول كيفية إعداد دراسة الجدوى الخاصة باستخراج العمليات، بدءًا من أول رؤية قابلة للقياس وصولاً إلى العائد الذي يتوقعه فريق الإدارة لديك.
الأسئلة الشائعة
ما هي العمليات التي يمكن لـ Mindzie تحسينها؟
أي عملية تترك طوابع زمنية في النظام. ومن بين نقاط البداية الشائعة: دورة «من الطلب إلى التحصيل»، ودورة «من الشراء إلى الدفع»، وإدارة خدمات تكنولوجيا المعلومات، والعمليات المالية، والخدمات المشتركة، وسلسلة التوريد، والمطالبات، وإجراءات التعيين، وإدارة الحالات؛ لكن المنصة لا تقتصر على قائمة محددة مسبقًا. فإذا كان بإمكانك تصدير معرّف الحالة، والنشاط، والوقت الذي حدث فيه، فإن «مايندزي» قادرة على استخراج هذه البيانات.
كيف تدعم «مايندزي» الامتثال للإجراءات؟
تقوم بتوثيق العملية المعتمدة كنموذج BPMN 2.0، وتقوم «مايندزي» بمقارنة كل حالة تم استخراجها بهذا النموذج. ويُظهر فحص المطابقة الأماكن التي تتخطى فيها الفرق بعض الخطوات، أو تضيف خطوات أخرى، أو تنفذها بترتيب غير صحيح، بالإضافة إلى عدد المرات التي يحدث فيها ذلك. ثم تراقب المراقبة في الوقت الفعلي الحالات الجديدة فور حدوثها، وتنبه مالك العملية عندما تنحرف إحدى الحالات عن المعيار، وبذلك يصبح الامتثال عملية مستمرة بدلاً من أن يكون مجرد فحص دوري لعينة.
كيف يختلف هذا عن مشروع استشاري لتحسين العمليات؟
يقدم مشروع استشاري لمحة موجزة: العرض الحالي للعملية كما كانت خلال فترة العمل، مستمدًا من المقابلات وعينات البيانات. أما «مايندزي» فتقدم رؤية ديناميكية مبنية على كل حالة موجودة في النظام، ويتم تحديثها مع استمرار سير العملية. ويمكن للفريق إعادة النظر في نفس العملية بعد شهر دون الحاجة إلى مشروع استشاري آخر، ويظل النموذج المعتمد، ونظام الرصد، والتنبيهات سارية المفعول بعد انتهاء المشروع.
في غضون كم من الوقت يمكن للفريق أن يرى أولى نتائجه؟
تتمكن معظم الفرق من الاطلاع على أول خريطة للعملية في غضون أيام قليلة من ربط النظام. تتيح النسخة المجانية «Desktop Edition» للمحلل استيراد ملف تم تصديره من أي نظام والبدء في استكشافه على الفور، بينما يتولى «Data Designer» عملية التحويل بمجرد انتقال العملية إلى بيئة مشتركة.
هل تحل «مايندزي» محل منهجية التحسين الحالية التي نستخدمها؟
لا. فهي توفر لفرق «اللين» و«سيكس سيغما» و«التميز في العمليات» طبقة القياس التي لطالما احتاجت إليها تلك المنهجيات. تتوافق مراحل «التحديد، والقياس، والتحليل، والتحسين، والتحكم» بشكل مباشر مع مراحل «الاكتشاف، والتوافق، والمحاكاة، والمراقبة» في «مايندزي»، مما يتيح للبرامج الحالية المضي قدمًا بسرعة أكبر بدلاً من البدء من الصفر.
اتصل بنا الآن
قم بتحسين أي عملية، ثم حافظ على هذا التحسين
استخدم Mindzie في العملية التي تكلفك أكثر من غيرها في هذا الربع، وفي الربع الذي يليه. احجز عرضًا توضيحيًّا لترى ذلك على بياناتك الخاصة.