استخراج العمليات في الخدمات المشتركة ونمذجة العمليات التجارية
توحيد تقديم الخدمات دون إغفال العمليات المحلية
توفر «مايندزي» للشركات طريقة أكثر وضوحًا لمقارنة كيفية سير العمل فعليًّا عبر المناطق وخطوط الخدمات، بحيث تتمكن مراكز الخدمات المشتركة وفرق خدمات الأعمال العالمية (GBS) من تحسين الاتساق وتوسيع نطاق القدرات بأقل قدر من العقبات.
المشكلة
تعقيد الخدمات المشتركة يتزايد بهدوء
تُشكل فرق الخدمات المشتركة بهدف تحقيق الاتساق على نطاق واسع، إلا أن الحفاظ على هذا الاتساق يصبح أكثر صعوبة مع تزايد عدد المناطق والإدارات ووحدات الأعمال التي تعتمد على نموذج الخدمة نفسه.
تختلف طريقة تنفيذ العملية نفسها من فريق لآخر
قد تبدو العمليات الداخلية موحدة على الورق، لكن العملية الفعلية غالبًا ما تختلف باختلاف المنطقة أو الفريق أو النظام أو نوع طلب الخدمة. وبدون بيانات واضحة عن العمليات، قد لا يتمكن القادة من تحديد أي من هذه الاختلافات مفيدة وأيها غير فعالة.
عمليات التسليم تخفي التكاليف والتأخير
غالبًا ما تنتقل مهام الخدمات المشتركة بين مقدمي الطلبات وفرق الخدمة والمسؤولين عن الموافقة والمتخصصين. وعندما لا تكون عمليات التسليم هذه واضحة، قد تقضي الفرق وقتًا أطول في حل المشكلات بدلاً من تحسين سير العمل.
يصعب تحقيق التوحيد القياسي دون أدلة
تسعى معظم الشركات إلى جعل الخدمات المشتركة أكثر كفاءة وفعالية من حيث التكلفة. ويصبح تحقيق هذا الهدف أكثر صعوبة عندما لا يتمكن القادة من رؤية الكيفية التي تسير بها العمليات الحالية فعليًّا أو تحديد المجالات التي تنطوي على أكبر فرص للتحسين.
نهج «مايندزي»
تطوير الخدمات المشتركة العمليات التي يتبعها فريقك
تساعد «مايندزي» قادة الخدمات المشتركة ووحدة الخدمات المؤسسية (GBS) على تحديد سير العمل الذي يسير وفقًا للخطة، وتلك التي تنحرف عنها، والمجالات التي تحتاج إلى تحسين بشكل أكبر.
فهم
تتبع مسار الخدمة الفعلي عبر الفرق المختلفة
تقوم «مايندزي» برسم خريطة لسير عمل الخدمة المقصود، ثم تقرأ بيانات سجل الأحداث من الأنظمة التي تتم فيها معالجة الطلبات والموافقات والتذاكر والفواتير والمهام. ويمكن للقادة معرفة ما إذا كانت الفرق تتبع نفس العملية أم أنها تبتكر حلولاً بديلة محلية.
- تُظهر إدارة العمليات التجارية للخدمات المشتركة، والنمذجة، والتصميم، مسار الخدمة القياسي الذي يُتوقع من الفرق اتباعه.
- تكشف ميزات استكشاف العمليات عن كيفية انتقال الطلبات والموافقات والتذاكر والفواتير ومهام الخدمة عبر المناطق والفرق.
- تُظهر مقارنات سير العمل على المستويين الإقليمي ومستوى الفريق كيف تختلف العمليات عبر المنظمة.
- يُحدد تحليل الأسباب الجذرية والمتغيرات الأسباب الكامنة وراء تأخيرات الخدمة وانحرافات العمليات.
تحسين
تحديد العوائق التي تعيق الأداء
ليس من الضروري إزالة كل الاختلافات في العمليات. تساعد «مايندزي» الفرق على التمييز بين الاختلافات المحلية المفيدة من جهة، والتأخيرات، وإعادة العمل، وغياب المسؤولية، وعمليات التسليم غير الضرورية التي تؤثر على التكلفة وجودة الخدمة من جهة أخرى.
- تقيس مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) سرعة الخدمة، وحجم الأعمال المتراكمة، ومخاطر اتفاقية مستوى الخدمة (SLA).
- يُظهر تحليل الأداء الأماكن التي يتباطأ فيها العمل المشترك.
- تشير تقارير الأخطاء والتحذيرات إلى وجود ملكية مفقودة وتوجيه غير معتاد.
- تتيح التقارير التلقائية لقادة GBS الاطلاع بشكل دوري على أداء الخدمات.
تحويل
توحيد الممارسات الناجحة وأتمتة العمليات المتكررة
بمجرد أن تدرك الفرق أين تتباطأ أعمال الخدمات، تساعدها «مايندزي» على تحديد مسارات عمل أفضل وتطبيق الأتمتة حيثما كان ذلك مناسبًا. وهذا يوفر لفرق الخدمات المشتركة مسارًا أوضح للتوسع دون إضافة عمل يدوي غير ضروري.
- يُحدد فحص المطابقة الأعمال التي تحيد عن نماذج الخدمة القياسية.
- تدعم مهام الذكاء الاصطناعي وتكوين النماذج توجيه الطلبات ومعالجة الاستثناءات.
- تحدد القواعد التجارية الحالات التي تنطبق فيها الموافقة أو التدرج في التسلسل الإداري أو إعادة التخصيص.
- يقوم مصمم البيانات وقسم إدارة البيانات بإعداد بيانات الخدمة من أجل أتمتة أكثر سلاسة.
المنصة
العملية تحسين العمليات والذكاء المصممة للخدمات المشتركة
استخراج العمليات في مجال خدمات الأعمال العالمية
اطلع على الأماكن التي يخرج فيها العمل في مجال الخدمات عن الخطة
عندما تنتقل الطلبات بين الفرق والأنظمة والمناطق، يُظهر تحليل عمليات الخدمات المشتركة أين تبدأ التأخيرات وأي عمليات تسليم تسبب عملاً غير ضروري.
نمذجة العمليات التجارية للخدمات المشتركة
وضع معيار لتقديم الخدمات على الصعيد العالمي
تصبح إدارة سير العمل المعتمد أسهل عندما تربط لغة BPMN الخاصة بالخدمات المشتركة بين نموذج الخدمة المقصود والطريقة التي يتم بها تنفيذ العمل فعليًّا.
استخراج المهام
إظهار الأعمال اليدوية في بيانات النظام
لا يظهر كل تأخير في سجلات النظام. ويكشف تحليل المهام عن عمليات البحث المتكررة، وأعمال النسخ واللصق، والخطوات التي تتم على سطح المكتب، وهي الأمور التي تبطئ عمل فرق الخدمات المشتركة.
مراقبة العمليات وتوقعات الذكاء الاصطناعي
تجنب أن تصبح الأعمال المتراكمة هي القاعدة
تظل أعمال الخدمة ذات الحجم الكبير قابلة للقياس عبر الفرق والمناطق المختلفة، بينما تكشف تنبؤات الذكاء الاصطناعي عن وجود ضغوط قبل أن تتدهور أوقات الاستجابة وجودة الخدمة.
الذكاء التشغيلي القائم على الذكاء الاصطناعي
اجعل مشكلات العمليات أسهل في الفهم
بدلاً من مطالبة الفرق بتفسير كل لوحة معلومات، تقوم الذكاء التشغيلي القائم على الذكاء الاصطناعي بشرح الرؤى المتعلقة بالعمليات بعبارات بسيطة، وتوجه القادة نحو الأعمال التي تحتاج إلى اهتمام.
ETL وتحويل البيانات
إنشاء بيانات موثوقة من أنظمة الخدمات المتفرقة
غالبًا ما تعتمد الخدمات المشتركة على أدوات تقديم الطلبات، ومنصات الشؤون المالية، وأنظمة الموارد البشرية، والتطبيقات الإقليمية. ويقوم «Data Designer» بإعداد بيانات تلك العمليات لتحليلها بشكل أكثر دقة عبر مسارات العمل الفعلية.
وكلاء الذكاء الاصطناعي
أتمتة الخدمات المشتركة بفعالية
يمكن لوكلاء الذكاء الاصطناعي استخدام سياق العملية لتوجيه الطلبات، والإبلاغ عن الاستثناءات، ودعم أتمتة الخدمات المشتركة، مع الحفاظ على ارتباط القرارات بقواعد الخدمة المعتمدة.
المزايا
القيمة التجارية لـ حوكمة العمليات على مستوى المؤسسات
تتجلى مزايا الخدمات المشتركة وأدوات استخراج العمليات الخاصة بـ GBS بشكل خاص في مجال الخدمات المشتركة، حيث يعتمد كل من الاتساق والسرعة والتكلفة وتجربة أصحاب المصلحة على كيفية تدفق العمل فعليًّا. يتكامل نظام «mindzie» مع الأنظمة التي تديرها فرق الخدمات المشتركة بالفعل، بما في ذلك ServiceNow HRSD وSAP وWorkday وOracle HCM.
القرارات المستندة إلى البيانات
استخدم تحليل عمليات الخدمات المشتركة لمقارنة الأداء الفعلي لسير العمل عبر المناطق والفرق، ثم اتخذ قرارات التخطيط استنادًا إلى أدلة واقعية بدلاً من الافتراضات.
زيادة الشفافية
تزويد أصحاب المصلحة برؤية أوضح لحالة الطلبات والمسؤولية عنها ونقاط التأخير، حتى يتمكنوا من فهم ما يجري في عمليات الخدمات المشتركة.
تحسين كفاءة العمليات
حدد حالات التسليم المتكررة، وعمليات الفحص غير الضرورية، والخطوات اليدوية التي تبطئ تقديم الخدمة، ثم ركز جهود التحسين على المجالات التي يمكن أن تؤدي فيها إلى زيادة الكفاءة.
تعزيز الامتثال
اكتشاف الانحرافات في العمليات، والثغرات في الموافقة، ومسارات الاستثناءات في وقت مبكر، حتى تتمكن الفرق من معالجة مخاطر الامتثال قبل أن تتحول إلى مشكلات تشغيلية أكبر.
تجربة إيجابية للعملاء
تحسين معالجة الطلبات من خلال تقليل التأخير، وتوضيح المسؤولية، وتوفير تجربة خدمة أكثر اتساقًا للموظفين ووحدات الأعمال.
التوزيع الأمثل للموارد
استخدم البيانات الفعلية للطلب على الخدمات لتحديد الأماكن التي تعاني فيها الفرق من عبء عمل زائد، والأماكن التي تتوفر فيها سعة فائضة، والأماكن التي ينبغي إعادة توزيع العمل عليها.
البروتوكولات الموحدة
قارن بين الطرق التي تتبعها الفرق في إنجاز العمل نفسه عبر المناطق المختلفة، ثم حدد الخطوات التي ينبغي مواءمتها، والاختلافات المحلية التي لا يزال من المنطقي الإبقاء عليها.
زيادة رضا الموظفين
الحد من الإصلاحات المتكررة، وعمليات التسليم غير الواضحة، وأعمال إعادة التنفيذ التي يمكن تجنبها، حتى يتمكن الموظفون من تخصيص المزيد من الوقت لتقديم خدمات ذات قيمة أعلى.
قصة أحد العملاء
شاهد الخدمات المشتركة أثناء العمل
اقرأ كيف استخدمت إحدى مؤسسات الخدمات المشتركة منصة «مايندزي» لتحسين عملياتها في مجالي الشؤون المالية ودعم الأعمال.
الأسئلة الشائعة
هل يُعد استخراج العمليات في مجال الخدمات المشتركة مفيدًا أثناء عملية التحول المؤسسي؟
هل يمكن لـ «مايندزي» دمج بيانات الخدمات المشتركة الواردة من أنظمة إقليمية مختلفة؟
هل يمكن لـ «مايندزي» دعم لغات متعددة عبر مراكز الخدمات المشتركة؟
هل يمكن لاستخراج العمليات في الخدمات المشتركة تحديد الاختلافات الإقليمية في العمليات؟
هل يدعم Mindzie التوجيه التشغيلي في الوقت الفعلي؟
كيف تحدد «مايندزي» أولويات العمليات في مجال أتمتة العمليات الروبوتية؟
تساعد «مايندزي» الفرق على تحديد أولويات فرص أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) من خلال توضيح ما إذا كانت العملية جاهزة فعليًّا للأتمتة أم لا. فهي تدرس مدى تكرار حدوث المهمة، ومقدار الجهد اليدوي الذي تتطلبه، ومدى اتساق سير العمل، وما إذا كانت الاستثناءات ستجعل الأتمتة محفوفة بالمخاطر.
بالنسبة لفرق الخدمات المشتركة، يعني هذا أن قرارات الأتمتة تستند إلى السلوك الفعلي للعملية بدلاً من الافتراضات. فإذا كانت المهمة متكررة، وذات حجم كبير، وتتبع مسارًا ثابتًا، فقد تكون مرشحة بقوة للأتمتة. أما إذا كانت العملية لا تزال تحتوي على عدد كبير جدًا من الاختلافات أو عمليات تسليم غير واضحة، فإن «مايندزي» تساعد الفرق على تحديد ما يجب إصلاحه قبل تطبيق الأتمتة.
اتصل بنا الآن
تمهيد الطريق نحو التميز في مجال الخدمات المشتركة
اكتشف كيف تدعم منصة ذكاء العمليات الخاصة بنا مراكز الخدمات المشتركة وفرق الخدمات التجارية العامة (GBS) وعمليات المؤسسات من خلال تزويدها بالرؤى القيمة التي تحتاجها لتحسين هوامش الربح وجودة الخدمة.