استخراج العمليات لفرق التدقيق الداخلي
من أخذ العينات إلى اليقين
تُطلعك عملية أخذ العينات على ما حدث في الحالات التي اخترتها. أما استخراج العمليات فيُظهر لك كل حالة على حدة. وتوفر «مايندزي» لقسم التدقيق الداخلي نظرة شاملة على كيفية سير كل عملية فعليًّا، وأين تم تجاوز الضوابط، وما هي التكلفة المترتبة على ذلك.
المشكلة
لماذا تتسبب أساليب التدقيق التقليدية تترك ثغرات
يُطلب من فرق التدقيق تغطية المزيد من العمليات بنفس العدد من الموظفين، في حين أن جمع الأدلة التي تعتمد عليها يستغرق وقتًا أطول، كما أن نطاقها أضيق من نطاق المخاطر التي من المفترض أن تغطيها.
نهج «مايندزي»
كيف تعمل فرق التدقيق الداخلي تستخدم Mindzie
مع «مايندزي»، تتم عملية التدقيق انطلاقًا من المعاملات نفسها. حيث يتم إعادة بناء كل حالة استنادًا إلى الطوابع الزمنية للنظام، واختبارها وفقًا لتصميم الضوابط الموثقة، ومراقبتها بعد انتهاء عملية التدقيق.
قم بربط نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) أو نظام المشتريات أو نظام الموارد البشرية أو نظام إصدار التذاكر قيد المراجعة، وستقوم Mindzie بإعادة بناء كل حالة استنادًا إلى الطوابع الزمنية التي سجلها النظام بالفعل.
اختبر كل معاملة مقارنةً بتصميم الضوابط الموثق بدلاً من الاختبار العشوائي، وقدم أدلة يمكن للجنة التدقيق أن تتتبعها حتى تصل إلى المعاملة ذاتها.
تراقب عملية المراقبة في الوقت الفعلي المعاملات الجديدة فور حدوثها، وتُبلغ مسؤولي التدقيق والرقابة عند انتهاك أي قاعدة، وتوفر للإدارة رؤية مشتركة حتى تبدأ إجراءات التصحيح قبل الدورة التالية.
حالات الاستخدام
حالات استخدام التدقيق الداخلي في استخراج العمليات
تدعم بيانات الأحداث نفسها معظم الاختبارات التي تتضمنها خطة التدقيق الداخلي بالفعل. وهذه هي النقاط التي تبدأ منها فرق التدقيق عملها.
المنصة
مجموعة أدوات التدقيق داخل Mindzie
أعد بناء العملية من البداية إلى النهاية استنادًا إلى بيانات النظام، واطلع على كل حالة وكل متغير وكل انحراف عن المسار المتوقع. ويقوم فحص المطابقة بتحديد المكان ومدى تكرار حدوث تجاوز الضوابط ومن قام بذلك.
الحفاظ على مسار التحكم المعتمد كنموذج BPMN 2.0 خاضع للرقابة، مع تضمين الإصدارات والموافقات، بحيث يكون المعيار الذي تُجرى الاختبارات التدقيقية وفقًا له خاضعًا للرقابة هو نفسه.
راقب المعاملات النشطة للكشف عن أي خلل في الضوابط، وتوقع الحالات المعرضة للخطر، مع إرسال تنبيهات إلى Microsoft Teams أو Slack أو البريد الإلكتروني.
إعداد تقارير تدقيق بلغة بسيطة تشرح ما الذي حدث من انحراف، وما هي تكلفته، وأين يكمن السبب الجذري.
تسجيل الخطوات اليدوية التي تتم على سطح المكتب فيما يتعلق بعملية معينة، مثل الموافقات على جداول البيانات والتوقيعات عبر البريد الإلكتروني، والتي لا تُسجل أبدًا في نظام السجلات.
قم بإنشاء سجل أحداث التدقيق من أنظمة SAP أو Oracle أو Dynamics 365 أو NetSuite أو أي نظام آخر باستخدام تقنية ETL منخفضة الكود في Data Designer، وقم بتوثيق عملية التحويل في أوراق العمل.
اربط أوامر الشراء، ومستندات استلام البضائع، والفواتير، والمدفوعات كعناصر مرتبطة ببعضها البعض، بحيث تراعي عمليات المطابقة الثلاثية واختبارات الإيرادات السلسلة بأكملها.
احتفظ ببيانات التدقيق داخل بيئتك الخاصة عندما تقتضي ذلك اللوائح التنظيمية أو السياسات.
المزايا
فوائد استخراج البيانات من العمليات في مجال التدقيق الداخلي
تتجلى فوائد استخراج البيانات من العمليات في مجال التدقيق الداخلي في الأدلة، وفي العمل الميداني، وفي ما يحدث بين عمليات التدقيق.