Minería de procesos «Procure-to-Pay» y modelización de procesos empresariales
Mantente al día de todas las solicitudes, autorizaciones, facturas y pagos
La plataforma de inteligencia de procesos de Mindzie ayuda a las empresas a identificar retrasos, excepciones y problemas de pago a lo largo de todo el proceso, con el fin de mejorar la eficiencia, reducir el riesgo y fortalecer las relaciones con los proveedores.
El problema
Los problemas del P2P rara vez se limitan a un solo sistema
El flujo de trabajo «de la adquisición al pago» abarca las compras, las aprobaciones, la gestión de proveedores, la recepción de mercancías, la facturación y el pago final. Cuando estas etapas se reparten entre distintos sistemas y equipos, los responsables pueden percibir los síntomas —como retrasos en los pagos o excepciones en la facturación—, pero no la causa real.
La visibilidad de las compras se ve interrumpida en los traspasos
Una solicitud de compra puede iniciarse en un sistema, pasar por el proceso de aprobación en otro y convertirse en una factura de proveedor en un tercer sistema. Cuando los datos de compras están fragmentados, resulta más difícil seguir todo el proceso, desde la solicitud hasta el pago.
Las excepciones manuales retrasan el pago
Muchos procesos de facturación siguen dependiendo de comprobaciones manuales, seguimientos por correo electrónico y correcciones repetidas. Estos procesos manuales provocan retrasos, aumentan el riesgo de errores humanos y dificultan la coherencia de los procesos de pago.
Es difícil mejorar el rendimiento de los proveedores sin datos fiables
Las relaciones sólidas con los proveedores dependen de que los pagos se realicen a tiempo, de que la información sea precisa y de que la gestión sea previsible. Cuando los equipos no pueden identificar el origen de los retrasos o las disputas, resulta más difícil mejorar el rendimiento de los proveedores o proteger el flujo de caja.
El enfoque Mindzie
Conecta el modelo P2P a tus flujos de trabajo de compras
Mindzie ayuda a las empresas a comparar el flujo de trabajo de «procure-to-pay» (P2P) diseñado con los datos reales de ejecución procedentes de los sistemas de compras, finanzas y proveedores.
Comprender
Crea un modelo y luego comprueba cómo funciona
Mindzie analiza los registros de eventos de los sistemas empresariales para mostrar cómo se gestiona realmente cada solicitud de compra, orden de compra, albarán, factura y pago. Esto ofrece a los equipos de compras y finanzas una visión más clara del proceso P2P antes de que decidan qué aspectos deben corregir.
- Los modelos BPMN de «Procure-to-Pay» muestran el proceso aprobado desde la solicitud de compra hasta el pago.
- El análisis de procesos revela cómo se gestionan realmente las solicitudes de compra, las aprobaciones, las órdenes de compra, los albaranes, las facturas y los pagos.
- Las vistas del flujo de trabajo planificado y real muestran dónde se producen desviaciones entre la política y la ejecución.
- Case Explorer permite a los equipos revisar en detalle a cada proveedor, las facturas, las órdenes de compra y las excepciones.
- El análisis de las causas raíz y de las variantes explica por qué se retrasan las aprobaciones, se repiten los desajustes o es necesario revisar las facturas manualmente.
Mejorar
Céntrate en los problemas que ralentizan el flujo de caja
Mindzie ayuda a los equipos a pasar de la elaboración de informes generales entre pares (P2P) a una documentación más específica de los procesos. Los responsables de compras pueden ver qué retrasos afectan a los proveedores, qué excepciones generan trabajo adicional y qué problemas tienen un mayor impacto en la eficiencia operativa.
- Los indicadores clave de rendimiento miden la duración del ciclo, la tramitación sin intervención humana, las facturas retenidas y los retrasos en los pagos.
- El análisis del rendimiento muestra qué pasos del proceso P2P generan más retrasos o trabajo adicional.
- Los informes de errores y advertencias señalan la falta de recibos, discrepancias en las facturas, la gestión de duplicados y los procesos de aprobación omitidos.
- La generación automática de informes proporciona a los equipos de compras y finanzas informes periódicos sobre problemas con los proveedores y excepciones en los procesos.
- Las notificaciones mantienen informados a los compradores, a los responsables de la aprobación y a los equipos de contabilidad de proveedores cuando un caso requiere atención.
Transformar
Proporciona a la automatización el contexto del proceso que necesita
La automatización funciona mejor cuando comprende el proceso en torno a la tarea. mindzie proporciona a los agentes de IA y a las herramientas de automatización el contexto de los procesos empresariales que necesitan para contribuir a la mejora de los procesos en los ámbitos de las compras y las finanzas.
- La comprobación de conformidad permite detectar aquellas operaciones de compra y pago que se desvían de las normas de contratación aprobadas.
- Las tareas de IA y la configuración del modelo definen cómo debe la IA facilitar la revisión de facturas, el proceso de aprobación y el seguimiento de proveedores.
- Los modelos de procesos aprobados guían la automatización a lo largo de la ruta P2P correcta.
- Las reglas de negocio indican cuándo se aplica la correspondencia, la aprobación, la revisión de excepciones o la escalación.
- Data Designer y la gestión de datos contribuyen a que los datos de compras y finanzas sean más precisos, lo que permite una automatización fiable.
- Los registros de auditoría facilitan la revisión cuando las acciones asistidas por IA afectan a los pagos o a las aprobaciones de los proveedores.
La plataforma
Mejorar los procesos de «procure-to-pay» desde todos los ángulos
Minería de procesos de «Procure-to-Pay»
Descubre dónde se ralentiza el funcionamiento del P2P
La plataforma de análisis de procesos de «procure to pay» de mindzie muestra cómo se desarrolla el proceso desde la solicitud hasta el pago, lo que ayuda a los responsables a identificar dónde se producen atascos en las aprobaciones y dónde comienzan los retrasos en las facturas.
Modelización de procesos empresariales de compras
Diseña el proceso que deben seguir los equipos
La modelización de los procesos de negocio de compras ofrece a los equipos una forma más clara de definir las rutas de aprobación, las normas de las políticas y los traspasos de responsabilidad antes de compararlas con la ejecución real.
Minería de tareas
Descubre el trabajo manual que hay detrás de las excepciones
El «task mining» pone de manifiesto las tareas repetitivas que se realizan en el escritorio en el marco de la gestión de facturas, lo que permite a los equipos reducir el trabajo manual y mejorar las tareas diarias de compras.
Supervisión de procesos y predicciones basadas en la inteligencia artificial
Evita los problemas con las facturas antes de la fecha de pago
Supervisa cómo avanzan las solicitudes y las facturas por el proceso de aprobación, mientras que las predicciones de la IA avisan a los equipos cuando los errores de conciliación o los retrasos de los proveedores ponen en riesgo el control de los pagos.
Inteligencia operativa basada en la IA
Convierte los datos P2P en información útil
La inteligencia operativa explica las cuestiones relacionadas con las compras en un lenguaje claro, lo que permite a las partes interesadas comprender los riesgos, las tendencias de los proveedores y las prioridades de mejora sin tener que interpretar cuadros de mando complejos.
ETL y transformación de datos
Preparar los datos de compras para un análisis fiable
Data Designer ayuda a los equipos a depurar, combinar y estructurar los datos de procesos procedentes de los sistemas de compras, ERP, finanzas y proveedores, con el fin de obtener un análisis P2P más preciso.
Agentes de IA
Toma decisiones más acertadas en todos los procesos de compras
Los agentes de IA utilizan el contexto del proceso P2P para señalar las aprobaciones estancadas, derivar las excepciones en las facturas y facilitar una toma de decisiones más rápida en los departamentos de compras y finanzas.
Ventajas
Convertir la visibilidad del P2P en beneficios cuantificables en la contratación pública
Las empresas que implementen la plataforma de minería de procesos «procure-to-pay» de mindzie pueden esperar las siguientes ventajas:
Reducción de los tiempos de ciclo de los pedidos
Identifica en qué puntos se ralentizan las aprobaciones y en cuáles las órdenes de compra pierden impulso, para que los equipos puedan eliminar los retrasos y agilizar el proceso de tramitación de las solicitudes a lo largo del proceso de contratación.
Menos compras impulsivas
Identifica los patrones que subyacen a las compras fuera de la política y averigua si la causa radica en normas poco claras, retrasos en las aprobaciones o falta de coordinación entre equipos y unidades de negocio.
Coincidencia a tres bandas más rápida
Detecta antes las discrepancias entre los pedidos de compra, los albaranes y las facturas, para que los equipos de finanzas puedan reducir las revisiones manuales y agilizar los pagos.
Mejor rendimiento en las entregas
Identifica el origen de los retrasos o adelantos en las entregas para que los equipos de compras puedan resolver los problemas con los proveedores antes de que afecten a las operaciones.
Mejora continua
Supervisa el rendimiento del P2P a lo largo del tiempo y haz que la mejora de los procesos se convierta en una parte habitual de las operaciones de aprovisionamiento, en lugar de una revisión puntual.
Menos descuentos perdidos
Averigua por qué se pierden los descuentos por pago anticipado y, a continuación, soluciona los retrasos en la aprobación o en la emisión de facturas que impiden a los equipos conseguir un mayor ahorro.
Auditorías y revisiones de cumplimiento más sencillas
Revisa las aprobaciones, la gestión de facturas, las excepciones a las políticas y las desviaciones de los procesos desde una única vista, lo que hace que la preparación de las auditorías sea más clara y coherente.
Órdenes de compra sin contacto
Identifica los pasos repetitivos que se pueden automatizar para ayudar a los equipos a reducir el trabajo manual y tramitar más órdenes de compra con menos intervención.
Testimonio de un cliente
Descubre cómo funciona el proceso «de la adquisición al pago»
Descubre cómo Leavitt Machinery utilizó Mindzie para dar visibilidad al proceso «de la compra al pago».
Preguntas frecuentes
¿Puede Mindzie combinar datos P2P procedentes de varios sistemas?
¿Es posible convertir los datos extraídos de redes P2P en un modelo BPMN editable?
¿Cómo protege Mindzie los datos confidenciales de los proveedores y los precios?
¿Qué opciones de implementación hay disponibles?
¿Mindzie ofrece alertas en tiempo real o solo son retrospectivas?
¿Cómo contribuye la minería de procesos a mejorar el rendimiento del proceso «de la adquisición al pago»?
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Identifica los puntos de fricción entre la solicitud y el pago
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