La minería de procesos en las operaciones de la Administración y el sector público
Procesos públicos más transparentes. Decisiones más rápidas. Mejores servicios.
Las organizaciones se enfrentan a obstáculos a la hora de incorporar los conocimientos derivados de la minería de procesos en la toma de decisiones. mindzie ofrece a las administraciones una visión más clara de cómo se desarrollan los trámites públicos, dónde se producen los retrasos y qué cambios mejoran la prestación de servicios.
El reto
Las actuaciones gubernamentales descoordinadas tienen graves repercusiones
La labor del Gobierno afecta a los ciudadanos, a los empleados, a los presupuestos y a la confianza pública. Las administraciones necesitan una forma más clara de abordar los problemas de procedimiento que ralentizan la toma de decisiones y ponen a prueba los servicios esenciales.
Las solicitudes de los ciudadanos tardan demasiado en tramitarse
Las solicitudes, las prestaciones, los permisos y las peticiones de servicios suelen pasar por numerosos departamentos. Los tiempos de espera más largos pueden retrasar los servicios públicos y aumentar la frustración de los ciudadanos.
Los sistemas heredados ocultan el proceso completo
Muchas agencias dependen de sistemas informáticos obsoletos, plataformas personalizadas y tareas manuales. La fragmentación de los datos de los procesos dificulta la comprensión del funcionamiento real de los procesos administrativos.
Es difícil demostrar el trabajo de cumplimiento normativo
Las entidades públicas deben cumplir los requisitos normativos y las normas de política. Una visibilidad limitada de los procesos puede dificultar las revisiones de cumplimiento y aumentar el riesgo operativo.
Las decisiones sobre el presupuesto y la dotación de personal carecen de fundamento
Los responsables deben justificar la financiación, la dotación de personal y la asignación de recursos con datos concretos. Sin una visión global, los responsables de la toma de decisiones pueden pasar por alto las mejores oportunidades de mejora.
Minería de procesos
Modernizar las obras públicas sin perder el control
mindzie ofrece a las agencias una forma basada en datos para comprender cómo se desarrollan realmente los trabajos públicos, sustituyendo las suposiciones subjetivas por datos empíricos sobre los procesos, extraídos de la actividad real de las agencias.
Comprender
Supervisar el trabajo de la agencia
Mindzie compara la ruta de servicio aprobada con la actividad en tiempo real y muestra cómo se desarrollan los procesos entre los distintos sistemas y equipos.
- El BPMN 2.0 del Gobierno define el procedimiento homologado para los flujos de trabajo relacionados con permisos, prestaciones, contratación pública y servicios al ciudadano.
- La extracción de procesos a partir de registros de eventos en tiempo real ofrece información sobre cómo se desarrollan las tareas.
- La comparación entre el flujo de trabajo previsto y el real pone de manifiesto las desviaciones.
- El análisis de las causas fundamentales y de las variantes permite identificar el origen de los problemas.
Mejorar
Aborda los retrasos recurrentes antes de que se acumulen los trabajos pendientes
Mindzie destaca los retrasos y los problemas recurrentes a nivel de los procesos, lo que proporciona a los responsables de los mismos datos más claros para mejorar el rendimiento del servicio.
- Los datos operativos y los indicadores clave de rendimiento permiten hacer un seguimiento del rendimiento.
- La supervisión de los procesos en tiempo real permite actuar de inmediato.
- Las alertas de SLA, de riesgo y de excepciones avisan a los equipos de posibles problemas.
- Las notificaciones en Teams, Slack y por correo electrónico garantizan que los equipos estén informados.
Transformar
Crea reglas más inteligentes para los flujos de trabajo públicos
Mindzie integra las normas, el historial de actividades y los datos sobre los flujos de trabajo en todos los procesos administrativos, lo que proporciona a las agencias una base más sólida para la automatización y la modernización.
- El contexto de proceso de los agentes de IA facilita la automatización.
- Los modelos de proceso aprobados sirven de guía para el trabajo.
- Las reglas de negocio y los procesos de aprobación definen cómo se desarrolla el trabajo.
- Los registros de auditoría de las decisiones respaldadas por la inteligencia artificial garantizan la rendición de cuentas.
La plataforma
Herramientas prácticas para las operaciones gubernamentales modernas
Minería de procesos en la administración pública
Identifica los pasos que provocan la acumulación de trabajo pendiente y los retrasos
Implementar la minería de procesos en la Administración pública para detectar traspasos estancados, bucles repetitivos, desviaciones respecto a las políticas y presiones sobre los recursos en los flujos de trabajo de los servicios de los organismos.
Modelización de procesos de negocio en la administración pública
Crear una norma regulada para el trabajo por cuenta ajena
Documenta cómo deben desarrollarse los trámites de permisos, prestaciones, procesos de contratación pública y revisiones; a continuación, compara cada flujo de trabajo con la actividad diaria para mejorar la gestión de los procesos empresariales.
Minería de tareas
Encuentra tareas rutinarias que se puedan automatizar
Mide la actividad en el escritorio relacionada con la cumplimentación de formularios, la comprobación de documentos, las actualizaciones de estado y las tareas de seguimiento para identificar tareas repetitivas y oportunidades de automatización.
Supervisión de procesos y predicciones basadas en la inteligencia artificial
Mantener en marcha los servicios públicos
Realizar un seguimiento de las solicitudes, los permisos, las revisiones, las autorizaciones y los expedientes de atención al ciudadano para detectar el riesgo de acumulación de trabajo antes de que los retrasos se extiendan por los flujos de trabajo de los organismos.
Inteligencia operativa basada en la IA
Clasificar los asuntos de la agencia según su urgencia e impacto
Utiliza el análisis predictivo de procesos y los indicadores clave de rendimiento para evaluar los casos activos, los riesgos de los servicios, la presión sobre la plantilla y los patrones de excepciones.
ETL/Transformación de datos
Limpiar los datos del caso antes de que comience la revisión del proceso
Transformar los expedientes de casos, los formularios, los cambios de estado y los datos del registro de eventos procedentes de diversos sistemas informáticos en datos de proceso limpios en los que las agencias puedan confiar para realizar análisis.
Agentes de IA
Automatizar los servicios públicos
Utiliza agentes de IA con conocimiento de los procesos para canalizar las solicitudes, activar acciones de seguimiento, señalar la información que falta y prestar apoyo a los servicios públicos.
Implementación
Tus datos, tus reglas
Disfruta de la plataforma y de las mismas funciones con cualquier modelo de implementación.
Edición local
Ejecuta Mindzie en tu propio entorno para satisfacer las necesidades de seguridad empresarial, control de datos y cumplimiento normativo.
Edición para ordenador
Empieza a utilizar el «process mining» desde tu ordenador con una opción flexible para analistas, consultores y equipos pequeños.
Edición en la nube (SaaS)
Utiliza Mindzie como una plataforma SaaS totalmente gestionada, diseñada para una rápida implementación, un acceso seguro y una protección de datos de nivel empresarial.
Casos de uso
La transformación del sector público en los los flujos de trabajo cotidianos de los organismos
Los organismos pueden aplicar la minería de procesos en la administración pública en todos los servicios, revisiones, autorizaciones, auditorías y tareas administrativas que influyen en los resultados públicos.
De la adquisición al pago
Revisa las solicitudes de compra, las autorizaciones, las órdenes de compra, las facturas y los pagos para mejorar los procesos de aprovisionamiento, reducir la duración del ciclo y detectar oportunidades de automatización.
Optimización de los servicios al ciudadano
Utiliza agentes de IA para reducir los atrasos, agilizar las tareas administrativas y acortar los tiempos de tramitación hasta cinco días de media.
Expedición de permisos y licencias
Analizar las solicitudes, documentar las comprobaciones, revisiones, aprobaciones y escalaciones para agilizar la tramitación de los permisos y reducir las dificultades en los procesos administrativos de la administración electrónica.
Auditoría de conformidad
Comparar el trabajo real con las políticas, las leyes y las normas de la agencia para garantizar el cumplimiento de la normativa y orientar la mejora continua.
Liquidación tributaria
Revisar los trabajos de evaluación, las comprobaciones de pruebas, los recursos y las aprobaciones para mejorar la precisión, reducir los retrasos y facilitar la toma de decisiones más fundamentadas.
RPA y planificación de la automatización
Utiliza el análisis de procesos para identificar tareas recurrentes y estables que sean aptas para la automatización antes de invertir en bots o herramientas de flujo de trabajo.
Contratación y selección de personal en el sector público
Analiza las solicitudes de contratación, las aprobaciones, las evaluaciones de los candidatos y los pasos del proceso de incorporación para reducir los retrasos y recuperar hasta 500 horas de tiempo de los responsables de contratación al año.
Dentro del primer proceso optimizado
Descubierto gracias a la mejora de los procesos
En todos los casos, variantes y excepciones, sin muestreo
Resultados del primer año gracias a una optimización específica de los procesos
Preguntas frecuentes
¿Cómo gestiona Mindzie la información sensible o de carácter personal?
¿Puede Mindzie conectarse a sistemas gubernamentales heredados o basados en mainframe?
Sí. La plataforma de minería de procesos para el sector público de mindzie puede trabajar con datos procedentes de sistemas heredados, mainframes, plataformas de gestión de casos, herramientas ERP, hojas de cálculo y aplicaciones personalizadas. El requisito fundamental es tener acceso a registros de actividad utilizables, como identificadores de casos, marcas de tiempo, estados y actividades del registro de eventos.
Estos registros constituyen la base de las técnicas de minería de procesos. Una vez preparados los datos, las agencias pueden analizar el funcionamiento de los procesos tanto en los sistemas modernos como en los más antiguos.
¿Cómo puede aplicarse la minería de procesos a los servicios que se prestan en papel o de forma presencial?
¿Puede Mindzie demostrar el cumplimiento de las normas en lugar de limitarse a medir la velocidad?
¿Cómo puede la inteligencia de procesos facilitar las solicitudes presupuestarias?
¿En qué se diferencia la minería de procesos de la inteligencia empresarial?
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