Mejora y cumplimiento normativo de cualquier proceso
Identifica el desperdicio, corrige el proceso, y asegúrate de que cumpla con la normativa
La mejora de los procesos no debería depender del proceso que se haya elegido en primer lugar. mindzie funciona con cualquier proceso que deje un rastro en tus sistemas, desde la gestión de pedidos hasta el cobro de cobros, pasando por la incorporación de empleados, de modo que una única plataforma impulsa la mejora continua y el cumplimiento de los procesos en toda la organización.
El problema
El proceso de mejora se estanca cuando no se ve el proceso
La mayoría de los programas de mejora empiezan con un taller y terminan con una presentación de diapositivas. El proceso sigue evolucionando después de ambos. Hay tres problemas que surgen en casi todas las organizaciones:
Los talleres describen el proceso que la gente recuerda
Las entrevistas y las notas adhesivas reflejan el proceso ideal. Los bucles de reelaboración, las soluciones provisionales y los traspasos de tareas que más tiempo consumen nunca llegan a aparecer en el tablero, por lo que los proyectos de mejora parten de una visión incompleta.
El cumplimiento se comprueba mediante muestreo, a posteriori.
La mayoría de los equipos comprueban que se sigue el proceso aprobado revisando unos cuantos casos cada trimestre. Las desviaciones que se detectan de esta forma ya tienen meses de antigüedad, y las que quedan fuera de la muestra nunca se detectan.
Los beneficios se desvanecen en cuanto el equipo del proyecto pasa a otra cosa
Un proceso que se perfeccionó en marzo se va desviando poco a poco hasta septiembre. Sin un seguimiento continuo, nadie se da cuenta del deterioro hasta que los indicadores ya han empeorado y el siguiente proyecto de mejora tiene que empezar desde cero.
El enfoque Mindzie
Una plataforma para cada proceso que quieras mejorar
Con Mindzie, la mejora de los procesos y el cumplimiento normativo se basan en los mismos datos: los datos de eventos que tus sistemas ya recogen. Descubre el proceso real, mide la diferencia con respecto al modelo aprobado, prueba la solución y sigue supervisando el proceso una vez que se ponga en marcha.
Comprender
Descubre cómo funciona realmente el proceso
Conecta los sistemas que gestionan el proceso, ya sea un ERP, un CRM, una herramienta de gestión de incidencias o una exportación de hojas de cálculo, y mindzie reconstruye el recorrido real de cada caso.
- El análisis de procesos pone de manifiesto todas las variantes, los cuellos de botella y los ciclos de reelaboración a partir de casos reales.
- La comprobación de conformidad compara cada caso con el modelo BPMN 2.0 aprobado.
- El análisis de las causas fundamentales explica qué factores provocan retrasos y desviaciones.
- Las vistas centradas en objetos permiten realizar un seguimiento del trabajo en pedidos, artículos y facturas relacionados.
Mejorar
Prioriza según el impacto, no según la opinión
Clasifica las oportunidades de mejora según el coste, el retraso y el volumen que conllevan; a continuación, simula la solución antes de su implantación y establece un objetivo medible para el equipo.
- Los cuellos de botella y las desviaciones se clasifican según el impacto empresarial medido.
- La simulación de procesos permite evaluar el impacto de un cambio propuesto en el tiempo de ciclo, la carga de trabajo y los recursos.
- Los modelos BPMN 2.0 se actualizan, se aprueban y se versionan dentro de la plataforma.
- Los informes generados por IA explican, en un lenguaje sencillo, qué hay que corregir primero.
Transformar
Sigue mejorando
La supervisión en tiempo real analiza cada nuevo caso en función del proceso aprobado, avisa a los responsables en cuanto el trabajo se desvía y proporciona a los agentes de IA el contexto del proceso que necesitan para actuar dentro de los límites establecidos.
- La supervisión continua del cumplimiento convierte este aspecto en un indicador en tiempo real.
- Las alertas en Microsoft Teams, Slack o por correo electrónico llegan al responsable mientras aún hay tiempo para actuar.
- Las acciones automatizadas escalan los casos que superan los umbrales o se saltan pasos.
- Los agentes de IA distribuyen y resuelven las tareas dentro del proceso aprobado.
La plataforma
Todo lo que necesita un equipo de mejora de procesos, en un solo lugar
Minería de procesos
Descubre cómo funciona realmente el proceso
Descubre el proceso real a partir de los datos de eventos de cualquier sistema, identifica todas las variantes y cuantifica las repeticiones, los retrasos y el desperdicio en cada una de ellas. La verificación de la conformidad convierte cada desviación en un indicador medible de cumplimiento.
Modelización de procesos empresariales
Establecer el estándar con el que se evalúa cada caso
Documenta el proceso aprobado en BPMN 2.0, gestiona los cambios mediante aprobaciones y versiones, y utiliza el modelo como referencia estándar con la que se evalúa cada caso.
Simulación de procesos
Comprueba el cambio antes de su puesta en marcha
Prueba un cambio propuesto y comprueba su efecto en el tiempo de ciclo, la carga de trabajo y la asignación de recursos antes de que nada llegue a producción.
Supervisión de procesos y predicciones basadas en la inteligencia artificial
Detecta la deriva mientras aún hay tiempo para actuar
Realiza un seguimiento de todos los casos activos en función de su SLA y del proceso aprobado, predice cuáles están en riesgo y avisa al responsable a través de Microsoft Teams, Slack o correo electrónico.
Minería de tareas
Consulta las tareas manuales que hay que realizar en cada paso
Ten en cuenta el trabajo manual que se realiza en cada paso del proceso, de modo que la mejora abarque todo el trabajo y no solo las transacciones del sistema.
Inteligencia operativa basada en la IA
Averigua qué hay que arreglar primero
Convierte los resultados en informes redactados en un lenguaje sencillo que expliquen qué está ralentizando el proceso, cuánto cuesta y qué hay que solucionar primero.
ETL y transformación de datos
Crear el registro de eventos de cualquier proceso
Crea el registro de eventos de cualquier proceso de cualquier sistema mediante ETL «low-code» y la transformación de datos en Data Designer, y luego actualízalo según una programación.
Agentes de IA
Actúa siguiendo el procedimiento aprobado
Proporcione a los agentes el contexto del proceso y las directrices que necesitan para derivar, escalar y resolver las incidencias dentro del proceso aprobado.
Ventajas
Cómo es la mejora continua de los procesos con Mindzie
Las ventajas de la minería de procesos para la mejora de los mismos se ponen de manifiesto siempre que un proceso se mide a partir de casos reales, en lugar de estimarse en un taller.
Empieza por cualquier proceso
Si un sistema lo registra, Mindzie puede extraerlo, por lo que la misma plataforma da servicio a los departamentos de finanzas, operaciones, TI, RR. HH. y atención al cliente.
Sustituir la opinión por pruebas
Cada cuello de botella, cada ciclo de reelaboración y cada desviación se miden a partir de casos reales, no se estiman en un taller.
Priorizar según el impacto
Analiza el coste, el retraso y el volumen que conlleva cada oportunidad de mejora antes de asignarle un equipo.
Comprueba el cambio antes de su puesta en marcha
Simula la solución, compara los resultados y acuerda con las partes interesadas cuáles deben ser las cifras esperadas.
Garantizar el cumplimiento de forma continua
Cada caso se comprueba según el proceso aprobado en el momento en que se produce, y no mediante una muestra de casos meses después.
Mantén los logros
El seguimiento y las alertas permiten detectar a tiempo cualquier desviación, de modo que las mejoras se consolidan y el siguiente proyecto se basa en el anterior.
Proporciona a todos los equipos la misma imagen
Los responsables, los gestores de procesos, los analistas y los agentes de IA trabajan a partir de un único modelo dinámico que refleja el funcionamiento de la empresa.
Actúa con rapidez sin un equipo de datos
Gracias al Data Designer «low-code», a los conectores preconfigurados y a la edición gratuita para ordenador, el primer proceso se puede extraer en cuestión de días.
Sigue leyendo
Elaborar el análisis de viabilidad para la mejora de los procesos
Lee nuestra guía para elaborar un caso de negocio sobre la minería de procesos, desde la primera información cuantificable hasta el rendimiento que esperará tu equipo directivo.
Preguntas frecuentes
¿Qué procesos puede mejorar Mindzie?
Cualquier proceso que genere marcas de tiempo en un sistema. Los puntos de partida habituales son el ciclo «del pedido al cobro», el ciclo «de la adquisición al pago», la gestión de servicios de TI, las operaciones financieras, los servicios compartidos, la cadena de suministro, las reclamaciones, la incorporación de nuevos empleados y la gestión de casos; sin embargo, la plataforma no se limita a una lista predefinida. Si puedes exportar el ID del caso, la actividad y la hora en que se produjo, mindzie puede extraer esa información.
¿Cómo contribuye Mindzie al cumplimiento de los procesos?
El proceso aprobado se documenta como un modelo BPMN 2.0 y Mindzie compara cada caso extraído con dicho modelo. La comprobación de conformidad muestra en qué puntos los equipos se saltan pasos, añaden pasos o los ejecutan fuera de orden, así como con qué frecuencia. A continuación, la supervisión en tiempo real analiza los nuevos casos a medida que se producen y avisa al responsable del proceso cuando un caso se desvía de la norma, de modo que el cumplimiento pasa a ser continuo en lugar de una muestra periódica.
¿En qué se diferencia esto de un proyecto de consultoría de mejora de procesos?
Un proyecto de consultoría ofrece una instantánea: el proceso tal y como era durante la intervención, a partir de entrevistas y datos de muestra. mindzie ofrece una visión dinámica basada en todos los casos del sistema, que se actualiza a medida que avanza el proceso. El equipo puede volver a revisar el mismo proceso un mes después sin necesidad de una nueva intervención, y el modelo aprobado, el seguimiento y las alertas siguen vigentes una vez finalizado el proyecto.
¿En cuánto tiempo puede un equipo empezar a ver los primeros resultados?
La mayoría de los equipos obtienen un primer mapa de procesos a los pocos días de conectar un sistema. La edición gratuita Desktop Edition permite a un analista importar un archivo de exportación desde cualquier sistema y empezar a analizarlo de inmediato, y Data Designer se encarga de la transformación una vez que el proceso pasa a un entorno compartido.
¿Mindzie sustituye a nuestra metodología de mejora actual?
No. Proporciona a los equipos de Lean, Six Sigma y excelencia en los procesos el nivel de medición que esos métodos siempre han necesitado. Las fases de definir, medir, analizar, mejorar y controlar se corresponden directamente con el descubrimiento, la conformidad, la simulación y la supervisión en Mindzie, por lo que los programas existentes avanzan más rápido en lugar de tener que empezar de cero.
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