Software de análisis de tareas para la visibilidad de la plantilla

Descubre los obstáculos ocultos en tus flujos de trabajo

Mindzie registra cómo los equipos navegan por las aplicaciones, realizan tareas manuales y gestionan el trabajo repetitivo, lo que ayuda a las empresas a detectar ineficiencias y descubrir mejores oportunidades de automatización.

Reserva una demostración Habla con un experto
Software de gestión de tareas «Masthead» para la plantilla

El punto ciego

La minería de procesos ve el sistema. Pero, ¿quién ve a la persona?

Es posible que tu sistema ERP muestre que se ha creado un pedido, pero a menudo no refleja el trabajo real que hay detrás.

Pérdida de tiempo oculta

Los empleados suelen dedicar un tiempo valioso a tareas repetitivas, como copiar y pegar, dar formato y realizar seguimientos manuales. Estos pequeños pasos pueden suponer un esfuerzo manual considerable para todos los equipos, pero rara vez aparecen en los registros de eventos o en los informes estándar.

Exceso de aplicaciones

Los equipos pueden utilizar docenas de herramientas para completar un flujo de trabajo. Con una mayor transparencia en los procesos, los responsables pueden identificar qué aplicaciones son esenciales, cuáles son redundantes y en qué ámbitos la consolidación del software podría contribuir a una mayor eficiencia operativa.

Automatización sin pruebas

La automatización robótica de procesos y las iniciativas de automatización en general funcionan mejor cuando se centran en las tareas adecuadas. La extracción de tareas para la automatización ayuda a los equipos a identificar trabajos repetitivos y basados en reglas, utilizando el comportamiento observado en lugar de suposiciones, entrevistas o conjeturas.

Lo que revela el «task mining»

Descubre el tareas diarias que ralentizan las operaciones

El «task mining» registra cómo interactúan los empleados con las aplicaciones en el desempeño de su trabajo. Ayuda a los equipos a comprender las tareas individuales e identificar dónde se acumulan las pequeñas ineficiencias a lo largo de los procesos empresariales. A continuación se presentan seis conclusiones que permite obtener el «task mining»: 

Tiempo perdido en pasos manuales

Descubre qué tareas llevan más tiempo, en qué puntos se detienen los usuarios y qué pasos suponen un esfuerzo innecesario, para que los equipos puedan centrarse en mejoras prácticas de los procesos.

Trabajo preparado para la automatización

Identificar las tareas de gran volumen y basadas en reglas que sean candidatas idóneas para la automatización robótica de procesos (RPA) y otras soluciones de automatización.

Fricción en el cambio de aplicaciones

Evalúa con qué frecuencia los usuarios cambian de un sistema a otro, qué combinaciones de aplicaciones generan dificultades y en qué aspectos una mejor integración podría agilizar las operaciones.

Claridad en el uso del software

Conocer qué herramientas se utilizan, quién las utiliza y durante cuánto tiempo, lo que proporciona a los responsables datos empresariales más precisos para la revisión de licencias y la consolidación de sistemas.

Deficiencias en el cumplimiento de los procesos

Compara la forma en que se realiza el trabajo con los procedimientos estándar para detectar atajos, soluciones provisionales y variaciones en los procesos que afecten a la coherencia.

Necesidades de formación e incorporación

Compara la ejecución de las tareas entre equipos o niveles de experiencia para detectar en qué momentos los usuarios dudan, repiten pasos o necesitan una mejor documentación.

Funcionalidades de la plataforma

Diseñado para equipos operativos, no solo para el departamento de TI

Mindzie combina herramientas de análisis de tareas, análisis basado en inteligencia artificial y controles empresariales para ayudar a los usuarios de las empresas a comprender el trabajo en el escritorio, mejorar las operaciones y fomentar la mejora continua.

Análisis basado en la inteligencia artificial

Encuentra patrones más rápido

Mindzie utiliza la inteligencia artificial para interpretar la actividad de las tareas, detectar comportamientos recurrentes y convertir los datos brutos de interacción en información útil.

Análisis del uso de las aplicaciones

Descubre qué herramientas son realmente importantes

Los datos sobre el uso de las aplicaciones muestran qué herramientas utilizan los empleados, con qué frecuencia las utilizan y en qué casos el cambio entre sistemas genera dificultades.  

Seguimiento del cumplimiento de los procedimientos operativos estándar (SOP)

Comparar el trabajo real con la norma

El seguimiento de los procedimientos operativos estándar (SOP) muestra cómo se compara la ejecución real de las tareas con los pasos aprobados, lo que ayuda a los equipos a detectar desviaciones, atajos y soluciones provisionales que requieren atención.

Inteligencia en materia de tiempo y movimientos

Mide el esfuerzo por tarea

Los datos sobre tiempo y movimientos muestran cuánto tiempo llevan las tareas, dónde se producen los retrasos y qué acciones repetitivas generan el mayor esfuerzo innecesario.

Datos sobre la adopción de la tecnología digital

Mejorar la implantación y la formación

Los datos sobre la adopción digital muestran cómo utilizan los empleados las nuevas plataformas tras su implantación, en qué momentos se ralentiza la adopción y en qué aspectos podrían ser útiles la formación o las mejoras en la experiencia de usuario.

Privacidad desde el diseño

Proteger a las personas y los datos confidenciales

Los controles de privacidad permiten a los equipos definir qué aplicaciones se graban, excluir las herramientas personales y anonimizar los datos cuando sea necesario para garantizar la seguridad de los datos, el cumplimiento del RGPD y las políticas de la empresa.

Minería de tareas frente a minería de procesos

El panorama completo: El sistema y la persona.

img Sistema y persona

Las herramientas de minería de procesos revelan cómo se desarrolla el trabajo a lo largo de los sistemas. La minería de tareas en el escritorio revela lo que ocurre entre esos eventos del sistema. Juntas, ayudan a las empresas a comprender los flujos de procesos reales, el trabajo humano que hay detrás de ellos y las oportunidades que ninguna de las dos perspectivas puede explicar por sí sola.

  • La minería de procesos identifica los cuellos de botella, mientras que el análisis de minería de tareas ayuda a explicar el trabajo manual que hay detrás.
  • Los registros del sistema muestran un retraso, mientras que la actividad del escritorio refleja lo que los usuarios estaban haciendo durante ese tiempo.
  • Las tareas candidatas a la automatización se basan en la frecuencia, la duración y el esfuerzo reales que requieren.
  • La minería de tareas se centra en la actividad de los usuarios, mientras que la minería de procesos se centra en la ejecución de los procesos de principio a fin.
  • La plataforma de análisis de tareas de Mindzie conecta la actividad en el escritorio con una visión más amplia de los procesos.
  • Los equipos obtienen información detallada tanto sobre el comportamiento del sistema como sobre el trabajo de las personas.
Descubre qué es la minería de procesos

Preguntas frecuentes

¿Cómo funciona el «task mining»?

El «task mining» consiste en observar las interacciones de los usuarios a nivel de escritorio y convertir los datos de eventos de bajo nivel en patrones de tareas estructurados. Esto ayuda a los equipos a comprender cómo interactúan los usuarios con las aplicaciones, en qué puntos se repiten las tareas y en qué puntos estas generan dificultades.
El software de análisis de tareas recopila información como los patrones de uso de las aplicaciones, las secuencias de tareas, el tiempo dedicado a cada herramienta y los patrones de interacción. Dependiendo de la configuración, puede analizar los clics, las pulsaciones de teclas, los cambios entre aplicaciones, la actividad de las ventanas u observar las interacciones con la interfaz de usuario de las aplicaciones, excluyendo aquellas de carácter personal o sensible.
Sí. La herramienta de «task mining» de mindzie para la automatización identifica tareas repetitivas, basadas en reglas, de gran volumen y que requieren mucho tiempo. Esto ayuda a los equipos a respaldar las iniciativas de automatización con datos empíricos sobre el comportamiento real, en lugar de basarse únicamente en entrevistas o suposiciones.
Sí. mindzie está diseñado con controles de privacidad para uso empresarial, que incluyen exclusiones de aplicaciones, ajustes de grabación controlados por el usuario, anonimización cuando sea necesario y compatibilidad con el RGPD y las políticas internas de privacidad. Esto resulta especialmente importante para los sectores altamente regulados que gestionan datos de clientes o información operativa confidencial.
El «task mining» suele requerir un acceso autorizado a la actividad del escritorio o al sistema operativo subyacente para capturar el comportamiento de las aplicaciones, en función del modelo de implementación y de la configuración de seguridad. Los controles empresariales ayudan a definir qué se graba, qué se excluye y cómo se protegen los datos.
Mindzie integra la información a nivel de tarea con una visión más amplia de los procesos, la minería de procesos y la planificación de la automatización. Ayuda a vincular el trabajo en el escritorio con el contexto empresarial, los datos del sistema y las prioridades de mejora.

Ponte en contacto con nosotros ahora mismo

Descubre lo que tus sistemas no te permiten ver

Reserva una demostración para descubrir cómo el software de análisis de tareas de Mindzie pone de manifiesto los patrones de trabajo diarios, el esfuerzo manual, los problemas de uso de las aplicaciones y las oportunidades de automatización que pueden pasar desapercibidas en los registros de tu sistema. 

Reserva una demostración Habla con un experto