Mineração de processos «Procure-to-Pay» e modelação de processos empresariais
Mantenha-se a par de todos os pedidos, aprovações, faturas e pagamentos
A plataforma de inteligência de processos da mindzie ajuda as empresas a identificar atrasos, exceções e problemas de pagamento ao longo de todo o processo, com o objetivo de melhorar a eficiência, reduzir o risco e reforçar as relações com os fornecedores.
O problema
Os problemas do P2P raramente se limitam a um único sistema
O fluxo de trabalho «da aquisição ao pagamento» abrange as compras, as aprovações, a gestão de fornecedores, a receção, a faturação e o pagamento final. Quando essas etapas estão distribuídas por vários sistemas e equipas, os responsáveis podem perceber os sintomas, tais como atrasos nos pagamentos ou exceções nas faturas, mas não a verdadeira causa.
A visibilidade do processo de aquisição é interrompida nas transições entre etapas
Uma requisição de compra pode ter início num sistema, passar por um processo de aprovação noutro e transformar-se numa fatura de fornecedor noutro local ainda. Quando os dados de aquisição estão fragmentados, torna-se mais difícil acompanhar todo o processo, desde o pedido até ao pagamento.
As exceções manuais atrasam o pagamento
Muitos processos de faturação ainda dependem de verificações manuais, acompanhamentos por e-mail e correções repetidas. Estes processos manuais causam atrasos, aumentam o risco de erros humanos e dificultam a manutenção da consistência nos processos de pagamento.
É difícil melhorar o desempenho dos fornecedores sem dados fiáveis
As relações sólidas com os fornecedores dependem de pagamentos pontuais, informações precisas e um tratamento previsível. Quando as equipas não conseguem identificar a origem dos atrasos ou das disputas, torna-se mais difícil melhorar o desempenho dos fornecedores ou proteger o fluxo de caixa.
A abordagem Mindzie
Ligue o modelo P2P aos seus fluxos de trabalho de compras
A Mindzie ajuda as empresas a comparar o fluxo de trabalho «procure-to-pay» (P2P) concebido com os dados reais de execução provenientes dos sistemas de compras, financeiros e de fornecedores.
Compreender
Crie o modelo e, em seguida, veja-o a funcionar
A Mindzie analisa os registos de eventos dos sistemas empresariais para mostrar como cada pedido de compra, ordem de compra, receção, fatura e pagamento se processa na prática. Isto proporciona às equipas de compras e de finanças uma visão mais clara do processo P2P antes de decidirem o que corrigir.
- Os modelos BPMN de «Procure-to-Pay» mostram o percurso aprovado desde o pedido de compra até ao pagamento.
- A análise dos processos revela como se desenrolam, na prática, os pedidos de compra, as aprovações, as ordens de compra, as receções, as faturas e os pagamentos.
- As visualizações do fluxo de trabalho planeado e real mostram onde se verificam desvios entre a política e a execução.
- O Case Explorer permite que as equipas analisem em pormenor cada fornecedor, fatura, ordem de compra e exceção.
- A análise das causas profundas e das variantes explica por que razão as aprovações ficam paralisadas, as discrepâncias se repetem ou as faturas necessitam de revisão manual.
Melhorar
Concentrar-se nos problemas que estão a atrasar o fluxo de caixa
O Mindzie ajuda as equipas a passar de relatórios P2P genéricos para evidências de processo mais específicas. Os responsáveis pelas aquisições podem identificar quais os atrasos que afetam os fornecedores, quais as exceções que geram trabalho adicional e quais as questões que têm maior impacto na eficiência operacional.
- Os indicadores-chave de desempenho medem o tempo de ciclo, o processamento sem contacto, as faturas bloqueadas e os atrasos nos pagamentos.
- A análise de desempenho mostra quais etapas do P2P causam mais atrasos ou trabalho adicional.
- Os relatórios de erros e avisos assinalam recibos em falta, discrepâncias nas faturas, processamento de duplicados e processos de aprovação ignorados.
- A geração automática de relatórios fornece às equipas de compras e de finanças relatórios periódicos sobre problemas com fornecedores e exceções nos processos.
- As notificações mantêm os compradores, os responsáveis pela aprovação e as equipas de contabilidade envolvidos quando um caso requer atenção.
Transformar
Proporcione à automatização o contexto do processo de que necessita
A automatização funciona melhor quando compreende o processo em torno da tarefa. A mindzie fornece aos agentes de IA e às ferramentas de automatização o contexto do processo empresarial de que necessitam para apoiar melhorias nos processos nas áreas de compras e finanças.
- A verificação da conformidade identifica operações de compra e pagamento que se desviam das regras de aquisição aprovadas.
- As tarefas de IA e a configuração do modelo definem a forma como a IA deve apoiar a revisão de faturas, o encaminhamento para aprovação e o acompanhamento dos fornecedores.
- Os modelos de processos aprovados orientam a automatização ao longo do percurso P2P correto.
- As regras de negócio indicam quando se aplica a correspondência, a aprovação, a análise de exceções ou a escalada.
- O Data Designer e o apoio à gestão de dados contribuem para a obtenção de dados mais precisos nas áreas de compras e finanças, permitindo uma automatização fiável.
- Os registos de auditoria facilitam a análise quando as ações assistidas por IA afetam os pagamentos ou as aprovações dos fornecedores.
A plataforma
Melhorar os processos de «procure-to-pay» sob todos os ângulos
Mineração de processos de «Procure-to-Pay»
Descubra onde o P2P fica mais lento
A plataforma de análise de processos «Procure-to-Pay» da Mindzie mostra como o trabalho evolui desde o pedido até ao pagamento, ajudando os responsáveis a identificar onde as aprovações ficam paralisadas e onde começam os atrasos nas faturas.
Modelação de processos empresariais de aquisições
Definir o processo que as equipas devem seguir
A modelação dos processos de negócios de aquisições proporciona às equipas uma forma mais clara de definir percursos de aprovação, regras de política e transferências de responsabilidade antes de os comparar com a execução real.
Mineração de tarefas
Conheça o trabalho manual por trás das exceções
A análise de tarefas revela o trabalho repetitivo realizado no ambiente de trabalho relacionado com o processamento de faturas, para que as equipas possam reduzir o esforço manual e melhorar as tarefas diárias de aquisição.
Monitorização de processos e previsões com IA
Resolva os problemas relacionados com as faturas antes do dia do pagamento
Acompanhe o percurso dos pedidos e das faturas ao longo do processo de aprovação, enquanto as previsões da IA alertam as equipas quando erros de correspondência ou atrasos dos fornecedores ameaçam o controlo dos pagamentos.
Inteligência Operacional com IA
Transformar dados P2P em informações úteis
A Inteligência Operacional explica as questões relacionadas com as aquisições numa linguagem clara, permitindo que as partes interessadas compreendam os riscos, os padrões dos fornecedores e as prioridades de melhoria sem terem de interpretar painéis de controlo complexos.
ETL e transformação de dados
Preparar os dados relativos às aquisições para uma análise fiável
O Data Designer ajuda as equipas a limpar, combinar e estruturar dados de processos provenientes de sistemas de aquisição, ERP, financeiros e de fornecedores, para uma análise P2P mais precisa.
Agentes de IA
Tome decisões mais inteligentes ao longo dos fluxos de trabalho de aquisição
Os agentes de IA utilizam o contexto do processo P2P para sinalizar aprovações paralisadas, encaminhar exceções nas faturas e apoiar a tomada de decisões mais rápidas nas áreas de compras e finanças.
Benefícios
Transformar a visibilidade P2P em ganhos mensuráveis nas aquisições
As empresas que implementarem a plataforma de mineração de processos «procure to pay» da mindzie podem contar com os seguintes benefícios:
Tempos de ciclo de encomendas mais curtos
Descubra onde as aprovações ficam paralisadas e onde as ordens de compra perdem dinamismo, para que as equipas possam eliminar os atrasos e agilizar o avanço dos pedidos ao longo do processo de aquisição.
Menos compras impulsivas
Identifique os padrões subjacentes às compras fora da política e perceba se a causa reside em regras pouco claras, aprovações demoradas ou lacunas entre equipas e unidades de negócio.
Correspondência a três vias mais rápida
Detete mais cedo as discrepâncias entre ordens de compra, recibos e faturas, para que as equipas financeiras possam reduzir a revisão manual e manter o fluxo de pagamentos.
Melhor desempenho nas entregas
Identifique a origem dos problemas relacionados com entregas antecipadas ou atrasadas, para permitir que as equipas de aprovisionamento resolvam os problemas com os fornecedores antes que estes afetem as operações.
Melhoria contínua
Acompanhe o desempenho do P2P ao longo do tempo e torne a melhoria dos processos uma parte integrante das operações de aquisição, e não uma análise pontual.
Menos descontos perdidos
Descubra por que razão se perdem os descontos por pagamento antecipado e, em seguida, resolva os atrasos na aprovação ou na emissão de faturas que impedem as equipas de obter poupanças maiores.
Auditorias e análises de conformidade mais simples
Analise aprovações, gestão de faturas, exceções às políticas e desvios de processo a partir de uma única visão do processo, tornando a preparação para a auditoria mais clara e consistente.
Ordens de compra sem contacto
Identifique etapas repetíveis que possam ser automatizadas para ajudar as equipas a reduzir o trabalho manual e a processar mais ordens de compra com menos intervenção.
Testemunho de um cliente
Veja o processo «da aquisição ao pagamento» em ação
Leia como a Leavitt Machinery utilizou o mindzie para dar visibilidade ao processo «da compra ao pagamento».
Perguntas frequentes
O Mindzie consegue combinar dados P2P provenientes de vários sistemas?
É possível transformar dados extraídos de redes P2P num modelo BPMN editável?
De que forma é que a Mindzie protege os dados confidenciais relativos aos fornecedores e aos preços?
Que opções de implementação estão disponíveis?
O Mindzie oferece alertas em tempo real ou funciona apenas de forma retrospectiva?
De que forma a mineração de processos ajuda a melhorar o desempenho do processo «procure-to-pay»?
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Descubra como a Mindzie pode ajudar a sua equipa a utilizar a mineração de processos «procure-to-pay» para identificar pontos de estrangulamento, reduzir o trabalho manual, melhorar a conformidade e construir relações mais sólidas com os fornecedores.