Melhoria e conformidade de qualquer processo
Identifique o desperdício, corrija o processo, mantenha a conformidade
A melhoria dos processos não deve depender do processo que tiver escolhido inicialmente. A mindzie funciona em qualquer processo que deixe um registo nos seus sistemas, desde a encomenda até ao recebimento do pagamento, passando pela integração de colaboradores, pelo que uma única plataforma promove a melhoria contínua e a conformidade dos processos em toda a organização.
O problema
O progresso estagna quando não se consegue ver o processo
A maioria dos programas de melhoria começa com um workshop e termina com uma apresentação de diapositivos. O processo continua a evoluir após ambas as etapas. Há três problemas que se verificam em quase todas as organizações:
Os workshops descrevem o processo de que as pessoas se lembram
As entrevistas e os post-its registam o cenário ideal. Os ciclos de retrabalho, as soluções alternativas e as transferências de tarefas que consomem mais tempo nunca chegam a ser afixados no quadro, pelo que os projetos de melhoria partem de um panorama incompleto.
A conformidade é verificada por amostragem, a posteriori
A maioria das equipas confirma o cumprimento do processo aprovado através da análise de alguns casos por trimestre. Os desvios detetados desta forma já têm meses e os que não fazem parte da amostra nunca são detetados.
Os ganhos desaparecem assim que a equipa do projeto passa para outro projeto
Um processo que foi corrigido em março vai-se desviando discretamente até setembro. Sem uma monitorização contínua, ninguém se apercebe dessa deterioração até que os indicadores já tenham piorado e o próximo projeto de melhoria comece do zero.
A abordagem Mindzie
Uma plataforma para todos os processos que pretenda melhorar
Com o Mindzie, a melhoria e a conformidade dos processos baseiam-se nos mesmos dados: os dados de eventos que os seus sistemas já recolhem. Descubra o processo real, avalie o desvio em relação ao modelo aprovado, teste a correção e continue a acompanhar o processo após a sua implementação.
Compreender
Veja como o processo funciona realmente
Ligue os sistemas que gerem o processo, quer se trate de um ERP, um CRM, uma ferramenta de emissão de bilhetes ou uma exportação de folha de cálculo, e o mindzie reconstrói o percurso real de cada caso.
- A análise de processos revela todas as variantes, pontos de estrangulamento e ciclos de retrabalho a partir de casos reais.
- A verificação de conformidade compara cada caso com o modelo BPMN 2.0 aprovado.
- A análise das causas profundas explica quais os fatores que estão na origem dos atrasos e dos desvios.
- As visualizações centradas em objetos acompanham o trabalho em encomendas, artigos e faturas relacionadas.
Melhorar
Priorize com base no impacto, não na opinião
Classifique as oportunidades de melhoria de acordo com o custo, o atraso e o volume que lhes estão associados; em seguida, simule a solução antes da implementação e defina para a equipa uma meta que esta possa medir.
- Os estrangulamentos e os desvios são classificados de acordo com o impacto medido nos negócios.
- A simulação de processos permite avaliar o impacto de uma alteração proposta no tempo de ciclo, na carga de trabalho e nos recursos.
- Os modelos BPMN 2.0 são atualizados, aprovados e versionados no interior da plataforma.
- Os relatórios gerados por IA explicam, em linguagem simples, o que deve ser corrigido em primeiro lugar.
Transformar
Mantenha a melhoria
A monitorização em tempo real acompanha cada novo caso em relação ao processo aprovado, alerta os responsáveis assim que o trabalho se desvia do previsto e fornece aos agentes de IA o contexto do processo de que necessitam para agirem dentro dos limites adequados.
- A monitorização contínua da conformidade transforma a conformidade numa métrica em tempo real.
- Os alertas no Microsoft Teams, no Slack ou por e-mail chegam ao responsável enquanto ainda há tempo para agir.
- As ações automatizadas encaminham os casos que ultrapassam os limites ou saltam etapas.
- Os agentes de IA encaminham e resolvem as tarefas no âmbito do processo aprovado.
A plataforma
Tudo o que uma equipa de melhoria de processos precisa, num só lugar
Mineração de Processos
Descubra o verdadeiro processo
Descubra o processo real a partir dos dados de eventos em qualquer sistema, identifique todas as variantes e quantifique o retrabalho, os atrasos e o desperdício em cada uma delas. A verificação de conformidade transforma cada desvio numa métrica de conformidade mensurável.
Modelação de Processos Empresariais
Estabelecer o padrão em relação ao qual todos os casos são avaliados
Documentar o processo aprovado em BPMN 2.0, gerir as alterações através de aprovações e versões e utilizar o modelo como padrão de referência para avaliar todos os casos.
Simulação de processos
Testar a alteração antes da implementação
Teste uma alteração proposta e analise o seu impacto no tempo de ciclo, na carga de trabalho e na afetação de recursos antes de qualquer alteração chegar à fase de produção.
Monitorização de processos e previsões com IA
Detete a tendência enquanto ainda há tempo para agir
Acompanhe todos os casos ativos em relação ao seu SLA e ao processo aprovado, preveja quais estão em risco e alerte o responsável no Microsoft Teams, no Slack ou por e-mail.
Mineração de tarefas
Veja o trabalho manual em cada etapa
Tenha em conta o trabalho manual realizado em cada etapa do processo, para que a melhoria abranja todo o trabalho e não apenas as transações do sistema.
Inteligência Operacional com IA
Saber o que resolver primeiro
Transforme as conclusões em relatórios redigidos em linguagem simples que expliquem o que está a atrasar o processo, quanto custa e o que deve ser resolvido em primeiro lugar.
ETL e transformação de dados
Criar o registo de eventos para qualquer processo
Crie o registo de eventos para qualquer processo de qualquer sistema utilizando ETL «low-code» e transformação de dados no Data Designer e, em seguida, atualize-o periodicamente.
Agentes de IA
Agir de acordo com o processo aprovado
Forneça aos agentes o contexto do processo e as diretrizes de que necessitam para encaminhar, escalar e resolver as tarefas no âmbito do processo aprovado.
Benefícios
Como se traduz a melhoria contínua dos processos com a Mindzie
Os benefícios da mineração de processos para a melhoria dos processos tornam-se evidentes sempre que um processo é avaliado com base em casos reais, em vez de ser estimado num workshop.
Comece por qualquer processo
Se um sistema o registar, a Mindzie consegue extrair esses dados, pelo que a mesma plataforma serve as áreas financeira, de operações, de TI, de RH e de atendimento ao cliente.
Substituir a opinião por provas
Cada estrangulamento, ciclo de retrabalho e desvio é medido com base em casos reais, e não estimado numa sessão de trabalho.
Priorizar por impacto
Analise os custos, os atrasos e o volume associados a cada oportunidade de melhoria antes de atribuir uma equipa a essa tarefa.
Testar a alteração antes da implementação
Simule a correção, compare os resultados e defina as expectativas com as partes interessadas relativamente aos números.
Tornar a conformidade um processo contínuo
Cada caso é verificado em relação ao processo aprovado à medida que ocorre, e não através de uma amostra de casos meses mais tarde.
Manter os ganhos
A monitorização e os alertas permitem detetar desvio numa fase inicial, para que as melhorias se mantenham e o próximo projeto se baseie no anterior.
Dê a todas as equipas a mesma imagem
Os líderes, os responsáveis pelos processos, os analistas e os agentes de IA trabalham a partir de um único modelo dinâmico que reflete o funcionamento do negócio.
Avançar rapidamente sem uma equipa de dados
O Data Designer «low-code», os conectores pré-definidos e a Desktop Edition gratuita permitem que o primeiro processo seja mapeado em poucos dias.
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Elaborar a justificação económica para a melhoria dos processos
Leia o nosso guia sobre como elaborar um caso de negócio para a mineração de processos, desde a primeira informação mensurável até ao retorno que a sua equipa de direção irá esperar.
Perguntas frequentes
Que processos pode o Mindzie melhorar?
Qualquer processo que deixe registos de data e hora num sistema. Os pontos de partida mais comuns são o ciclo «da encomenda ao pagamento», o ciclo «da aquisição ao pagamento», a gestão de serviços de TI, as operações financeiras, os serviços partilhados, a cadeia de abastecimento, os pedidos de indemnização, a integração de novos colaboradores e a gestão de processos; no entanto, a plataforma não se limita a uma lista predefinida. Se for possível exportar o ID do processo, a atividade e a hora em que ocorreu, a mindzie consegue extrair esses dados.
De que forma é que a Mindzie apoia a conformidade dos processos?
O utilizador documenta o processo aprovado como um modelo BPMN 2.0 e o Mindzie compara cada caso identificado com esse modelo. A verificação de conformidade mostra onde as equipas saltam etapas, adicionam etapas ou as executam fora de ordem, bem como com que frequência. A monitorização em tempo real acompanha então os novos casos à medida que estes ocorrem e alerta o responsável pelo processo quando um caso se desvia do padrão, tornando a conformidade um processo contínuo, em vez de uma amostragem periódica.
Em que é que isto difere de um projeto de consultoria em melhoria de processos?
Um projeto de consultoria fornece um instantâneo: o processo tal como se apresentava durante o projeto, com base em entrevistas e dados amostrais. A mindzie fornece uma visão dinâmica, construída a partir de todos os casos no sistema, atualizada à medida que o processo decorre. A equipa pode rever o mesmo processo um mês depois sem necessidade de um novo projeto, e o modelo aprovado, a monitorização e os alertas permanecem ativos após o término do projeto.
Em quanto tempo é que uma equipa consegue ver os seus primeiros resultados?
A maioria das equipas obtém um primeiro mapa de processos poucos dias após a ligação de um sistema. A Desktop Edition gratuita permite que um analista importe um ficheiro de exportação de qualquer sistema e comece a explorar imediatamente, e o Data Designer encarrega-se da transformação assim que o processo for transferido para um ambiente partilhado.
O Mindzie substitui a nossa metodologia de melhoria atual?
Não. Proporciona às equipas de Lean, Six Sigma e excelência de processos a camada de medição de que esses métodos sempre necessitaram. Definir, medir, analisar, melhorar e controlar correspondem diretamente às funcionalidades de descoberta, conformidade, simulação e monitorização no mindzie, pelo que os programas existentes avançam mais rapidamente, em vez de terem de recomeçar do zero.
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